Hoe lang moet je documenten bewaren? Een afdrukbare lijst

Afdrukbare lijst: hoe lang bewaar je documenten?

Deze afdrukbare lijst laat zien hoe lang je documenten in de VS bewaart en wie dat zegt. Gebruik het printcommando van je browser om af te drukken: de pagina laat de menu's weg en houdt de tabel. De meeste regels zijn richtlijnen, dus de laatste kolom zegt wat wat is.

Bronnen: de federale pagina's waarnaar in elke rij wordt gelinkt, geopend op 7 november 2026. Regels van de staten kunnen afwijken, en dit is geen belasting- of juridisch advies.

Hoe lang bewaar je belastingstukken?

De IRS (de Amerikaanse belastingdienst) zegt in Publication 17 dat je de stukken bij je aangifte moet bewaren tot de verjaringstermijn (period of limitations) van die aangifte afloopt. Voor de meeste aangiftes is dat 3 jaar vanaf de datum van indiening. Topic 305 voegt toe dat een aangifte die je eerder indient, geldt als ingediend op de uiterste datum.

De termijn loopt op tot 6 jaar als je meer dan 25% van het brutoinkomen op de aangifte weglaat, en er is geen limiet als je een frauduleuze aangifte indient of helemaal geen. De IRS zegt ook dat je kopieën van je aangiftes bij je belastingstukken bewaart, zonder daar een aparte termijn voor te noemen. Dezelfde termijnen gelden voor bonnetjes die je scant, en onze gids over bonnetjes scannen voor de belasting laat zien wat er op elk bonnetje moet staan.

Volgens die regel, en als berekening van onszelf en niet als uitspraak van de IRS, dekt het venster van 3 jaar in november 2026 de belastingjaren 2023 tot en met 2025 voor aangiftes die op tijd zijn ingediend. Het venster van 6 jaar dekt 2020 tot en met 2025. De telling houdt geen rekening met verlengingen, uitstel door rampen en ondertekende afstandsverklaringen.

Moet je stukken 7 jaar bewaren?

Nee, er is geen federale regel gevonden die zegt dat je alles 7 jaar moet bewaren. In Topic 305 geldt 7 jaar voor één geval: een claim voor verlies door waardeloze effecten of een aftrek voor een oninbare vordering, geteld vanaf de datum waarop de aangifte moest zijn ingediend.

De gewoonte heeft een reden. De FDIC (de Amerikaanse depositogarantie-instelling) merkt op dat veel belastingadviseurs ongeveer zeven jaar aanraden, en de IRS zegt over controles dat ze meestal niet verder teruggaat dan de laatste zes jaar. Geen van beide pagina's maakt van zeven een regel. Het is te kort voor stukken over bezit en IRA's, en langer dan de standaardtermijn van de IRS voor gewone stukken.

Stukken die je bewaart tot je verkoopt: woning, beleggingen, IRA

Deze stukken gaan langer mee dan de rest, omdat de belastingvraag pas aan het eind komt. Publication 552 zegt dat je stukken over bezit bewaart tot de verjaringstermijn afloopt voor het jaar waarin je het bezit van de hand doet.

Voor een woning zegt Publication 523 dat je de stukken in het algemeen bewaart tot 3 jaar na de uiterste indieningsdatum van de aangifte over het jaar waarin je hebt verkocht. Publication 552 zegt dat ze de aankoopprijs, de afsluit- of closingkosten en de kosten van verbouwingen moeten laten zien. Voor een niet-aftrekbare IRA zeggen de Form 8606 instructions dat je de formulieren en stukken bewaart tot alle uitkeringen zijn gedaan.

Hoe lang bewaar je bankafschriften en rekeningen?

De lijst van de FTC uit 2025 (de Amerikaanse consumentenautoriteit) zegt een jaar voor bankafschriften, loonstroken en creditcard- en nutsrekeningen. De FTC noemt geen begindatum voor dat jaar, en dit is een advies, geen regel. De IRS ziet afschriften als bewijs van betaling, dus een afschrift dat een belastingaangifte onderbouwt, volgt de termijnen van de IRS.

De eigen pagina's van de FTC verschillen. Een oudere gids van de FTC zegt dat je creditcard- en nutsrekeningen direct na betaling versnippert, en beide pagina's staan nog online. Bij een fout op een rekening is de termijn die telt veel korter dan een jaar: onder Regulation Z moet je kaartuitgever je schriftelijke melding ontvangen binnen 60 dagen nadat hij het eerste afschrift met de fout heeft verstuurd.

Je bank houdt zelf ook gegevens bij. De OCC (de toezichthouder op nationale banken) zegt dat een bank onder zijn toezicht die geannuleerde cheques niet teruggeeft, ze of kopieën daarvan in het algemeen vijf jaar moet bewaren, met uitzonderingen voor sommige cheques van $100 of minder, en de CFPB (de Amerikaanse consumentenbescherming voor financiële producten) zegt dat staatswetten er in het algemeen zeven eisen. Beide pagina's zeggen dat een kopie geld kan kosten.

Medische rekeningen, verzekeringen en leningen

De FTC zegt een jaar voor niet-betwiste medische rekeningen, en dat je belangrijke gezondheidsdossiers altijd bewaart, vooral die van vóór de elektronische dossiers. Als je medische kosten aftrekt, zijn de rekeningen belastingstukken en gelden de termijnen hierboven.

Voor verzekeringspolissen en schadeclaims geeft geen enkele geopende federale pagina een termijn. Ready.gov merkt op dat veel polissen termijnen voor claims hebben, dus de polis zelf is de plek om te kijken.

Bij een hypotheek of autolening zegt de FTC dat je de documenten bewaart zolang je het bezit hebt. Na aflossing zegt de CFPB dat de registers van de staat laten zien of het pandrecht (lien) is opgeheven, en dat je kredietverstrekker de originele schuldbekentenis moet teruggeven. De termijnen voor rechtszaken over schuldinvordering verschillen per staat, meestal 3 tot 6 jaar.

Welke documenten bewaar je altijd?

De lijst van de FTC met wat je altijd bewaart bevat geboorte- of adoptiepapieren, Social Security-kaarten, geldige paspoorten en bewijzen van staatsburgerschap of verblijf, huwelijksaktes en scheidingsvonnissen, militaire dossiers, overlijdensakten van familieleden, testamenten, levenstestamenten (living wills), volmachten en pensioenplannen. Dit is advies. Geen enkele geopende federale pagina legt een wettelijke plicht op om ze te bewaren.

Wat mag je versnipperen?

Op de lijst van de FTC met wat je versnippert staan bonnetjes van geldautomaten, aanbiedingen voor krediet of verzekeringen, verrekende cheques na 14 dagen en verlopen garanties. Er staat ook dat je documenten met persoonlijke of financiële gegevens versnippert als het tijd is om ze weg te doen.

Kan een scan het papier vervangen?

De FTC noemt scans niet. Op de lijsten voor een en drie jaar zegt ze dat je, als je de documenten elektronisch kunt openen, kunt overwegen de papieren kopieën te versnipperen. Voor belastingstukken is de IRS voorzichtiger. Een herinnering van de IRS uit 2026 raadt aan stukken te scannen en elektronische kopieën te bewaren, zonder te zeggen dat een scan het papier vervangt.

Publication 552 (2011) zegt dat alle eisen voor papieren stukken ook gelden voor elektronische opslagsystemen. Originelen mogen alleen worden vernietigd als het systeem is getest aan de eisen van de IRS en procedures het in overeenstemming houden, en een systeem dat faalt kan boetes opleveren, tenzij je de originelen hebt bewaard. Er staat niet in of een scan met je telefoon die test doorstaat. Geen enkele geopende federale pagina zegt dat een scan een geboorteakte of een paspoort vervangt. Hier is een scan een kopie die je terug kunt vinden, geen vervanging van het papier.

Zo blijft deze lijst werken

Een lijst helpt alleen als je het papier kunt vinden waar hij naar verwijst. PaginaScan is een documentscanner voor iPhone en iPad. Je brengt een pagina in beeld, de app trekt hem recht, stelt een naam en een map voor en toont bedragen en data in kaarten. Data kun je aan je agenda toevoegen. Een account is niet nodig.

De gratis versie bevat tot 3 eigen mappen. Om te beginnen is er de gids over hoe je een document scant. De voorstellen en kaarten vragen een apparaat met Apple Intelligence.

Vragen