Por quanto tempo guardar documentos? Uma lista para imprimir

Lista para imprimir: por quanto tempo guardar cada documento

Esta lista para imprimir mostra por quanto tempo guardar documentos nos EUA e quem diz isso. Para imprimir, use o comando Imprimir do navegador: a página tira os menus e mantém a tabela. A maioria das linhas é recomendação, e a última coluna diz o que é o quê.

Fontes: as páginas federais linkadas em cada linha, abertas em 7 de novembro de 2026. As regras estaduais podem ser diferentes, e isto não é orientação tributária nem jurídica.

Por quanto tempo guardar os documentos do imposto de renda?

O IRS (a Receita Federal dos EUA) diz que você deve guardar os documentos que sustentam sua declaração até o fim do prazo de prescrição (period of limitations) dessa declaração, na Publication 17. Para a maioria das declarações, são 3 anos a partir da data da entrega. A Topic 305 acrescenta que uma declaração entregue antes do prazo conta como entregue na data de vencimento.

O prazo sobe para 6 anos se você omitir renda acima de 25% da renda bruta da declaração, e não tem limite se a declaração for fraudulenta ou se você não entregar nenhuma. O IRS também diz para guardar cópias das suas declarações junto com seus documentos fiscais, sem dar um prazo separado. Os mesmos prazos valem para os recibos que você digitaliza, e nosso guia sobre como escanear recibos para o imposto lista o que cada um deve mostrar.

Por essa regra, e como um cálculo nosso, não uma afirmação do IRS, em novembro de 2026 a janela de 3 anos cobre os anos fiscais de 2023 a 2025 para declarações entregues até o vencimento. A janela de 6 anos cobre 2020 a 2025. A conta ignora prorrogações, adiamentos por desastre e renúncias assinadas.

Dá para guardar os documentos por 7 anos e pronto?

Nenhuma regra federal encontrada diz para guardar tudo por 7 anos. Na Topic 305, os 7 anos valem para um único caso: um pedido de perda por títulos sem valor (worthless securities) ou uma dedução por dívida incobrável (bad debt), contados da data em que a declaração venceu.

O hábito tem uma razão. A FDIC (a agência federal que garante depósitos bancários) observa que muitos consultores tributários recomendam cerca de sete anos, e o IRS diz sobre as auditorias que normalmente não volta além dos últimos seis. Nenhuma das duas páginas faz de sete uma regra. É pouco para documentos de imóveis e de IRA, e mais do que o padrão do IRS exige para os documentos de rotina.

Documentos para guardar até vender: casa, investimentos, IRA

Esses documentos duram mais que os outros porque a questão fiscal só aparece no fim. A Publication 552 diz para guardar os documentos de um bem até o fim do prazo de prescrição do ano em que você se desfizer dele.

Para uma casa, a Publication 523 diz que, em geral, você deve guardar os documentos até 3 anos após o vencimento da declaração do ano em que a vendeu. A Publication 552 diz que eles devem mostrar o preço de compra, as despesas de fechamento (settlement ou closing costs) e o custo de qualquer reforma. Para uma IRA não dedutível, as instruções do Form 8606 dizem para guardar os formulários e os documentos até que todos os resgates sejam feitos.

Por quanto tempo guardar extratos bancários e contas?

A lista da FTC de 2025 (a Federal Trade Commission, órgão de defesa do consumidor) diz um ano para extratos bancários, holerites e faturas de cartão de crédito e de serviços. A FTC não dá uma data de início para esse ano, e isto é uma recomendação, não uma regra. O IRS trata extratos como prova de pagamento, então um extrato que sustenta uma declaração segue os prazos do IRS.

As próprias páginas da FTC divergem. Um guia mais antigo da FTC diz para triturar faturas de cartão e de serviços logo depois de pagar, e as duas páginas continuam no ar. Para um erro de cobrança, o prazo que importa é bem menor que um ano: pela Regulation Z, o emissor do seu cartão precisa receber seu aviso por escrito em até 60 dias depois de ter enviado o primeiro extrato com o erro.

O seu banco guarda os próprios registros. O OCC (regulador de bancos nacionais) diz que um banco que ele regula e que não devolve os cheques compensados geralmente deve guardá-los, ou guardar cópias, por cinco anos, com exceções para alguns cheques de US$ 100 ou menos, e o CFPB (órgão de proteção financeira do consumidor) diz que as leis estaduais geralmente exigem sete. As duas páginas dizem que uma cópia pode ter custo.

Contas médicas, seguros e financiamentos

A FTC diz um ano para contas médicas sem contestação, e para guardar para sempre os registros de saúde importantes, principalmente os anteriores aos prontuários eletrônicos. Se você deduz despesas médicas, as contas são documentos fiscais e valem os prazos de imposto acima.

Para apólices e sinistros de seguro, nenhuma página federal consultada dá um prazo. O Ready.gov observa que muitas apólices têm prazos para pedir indenização, então o lugar certo para olhar é a própria apólice.

Para um financiamento imobiliário (mortgage) ou de carro, a FTC diz para guardar os documentos enquanto você tiver o bem. Depois da quitação, o CFPB diz que os registros estaduais de propriedade mostram se o gravame (lien) foi baixado, e que o credor deve devolver a nota original. Os prazos para ações de cobrança de dívida variam por estado, geralmente de 3 a 6 anos.

Quais documentos guardar para sempre?

A lista de itens para guardar para sempre da FTC inclui documentos de nascimento ou adoção, cartões do Social Security, passaportes válidos e documentos de cidadania ou residência, certidões de casamento e sentenças de divórcio, registros militares, certidões de óbito de familiares, testamentos, testamentos vitais (living wills), procurações (powers of attorney) e planos de aposentadoria e de pensão. Isto é recomendação. Nenhuma página federal consultada estabelece o dever legal de guardá-los.

O que dá para triturar?

A lista da FTC do que triturar inclui comprovantes de caixa eletrônico (ATM), ofertas de crédito ou de seguro, cheques compensados depois de 14 dias e garantias vencidas. Ela também diz que, na hora de descartar documentos com informações pessoais ou financeiras, você deve triturá-los.

Uma digitalização pode substituir o papel?

A FTC não menciona digitalizações. Nas listas de um ano e de três anos, diz que, se você consegue acessar os documentos em formato eletrônico, pode considerar triturar as cópias em papel. Para documentos fiscais, o IRS é mais cuidadoso. Um lembrete do IRS de 2026 sugere digitalizar os documentos e guardar cópias eletrônicas, sem dizer que uma digitalização substitui o papel.

A Publication 552 (2011) diz que todos os requisitos para registros em papel valem também para sistemas de armazenamento eletrônico. Os originais só podem ser destruídos se o sistema tiver sido testado conforme os requisitos do IRS e se houver procedimentos que o mantenham em conformidade, e um sistema que falha pode gerar multas, a menos que você tenha guardado os originais. Ela não diz se a digitalização feita com o celular passa nesse teste. Nenhuma página federal consultada diz que uma digitalização substitui uma certidão de nascimento ou um passaporte. Aqui, uma digitalização é uma cópia que você consegue achar de novo, não um substituto do papel.

Como manter esta lista funcionando

Uma lista só ajuda se você consegue achar o papel a que ela se refere. O PaginaScan é um scanner de documentos para iPhone e iPad. Enquadre uma página e ele a endireita, sugere um nome e uma pasta e mostra valores e datas em cartões. As datas podem ir para o seu calendário. Sem conta.

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