書類は何年保管すべき?印刷用の一覧表

書類の保管期間の印刷用一覧表

この印刷用の一覧表は、米国で書類をどれだけ保管するかと、その根拠を示したものです。印刷するにはブラウザの印刷コマンドを使ってください。ページはメニューを省き、表だけを残します。ほとんどの行はガイダンスなので、最後の列で規則か助言かを区別しています。

出典:各行にリンクした連邦のページ(2026年11月7日に閲覧)。州の規則は異なる場合があり、これは税務や法律の助言ではありません。

税務記録はどれだけ保管すべき?

IRSは、申告書の裏付けとなる記録を、その申告書の時効が切れるまで保管するよう定めています(IRS Publication 17)。ほとんどの申告書では、申告した日から3年です。IRS Topic 305には、期限より前に提出した申告書は期限日に提出したものとみなされると書かれています。

総所得の25%を超える所得を申告から漏らした場合、期間は6年に延びます。不正な申告をした場合や申告をしなかった場合は、期限がありません。IRSはまた、申告書の写しも税務記録の一部として保管するよう述べていますが、別の期間は示していません。スキャンしたレシートにも同じ期間が当てはまります。何を記載すべきかは、税務用にレシートをスキャンする方法のガイドにまとめています。

この規則に従うと、これはIRSの発表ではなく当サイトの計算ですが、2026年11月時点では、期限内に提出した申告書の3年の範囲は2023年から2025年の課税年度です。6年の範囲は2020年から2025年です。この数え方には、延長、災害による延期、署名済みの時効放棄は含めていません。

7年間保管する必要はある?

すべてを7年間保管せよという連邦の規則は見つかりませんでした。IRS Topic 305で7年が当てはまるのは1つの場合だけです。無価値となった有価証券の損失や貸倒れ控除の請求で、申告の期限日から数えます。

この習慣には理由があります。FDICは、多くの税務アドバイザーがおよそ7年を勧めていると述べています。IRSは税務調査(audit)について、通常は直近6年より前にはさかのぼらないとしています。どちらのページも、7年を規則とはしていません。資産やIRAの記録には短すぎ、日常的な記録にはIRSの基本より長すぎます。

売却するまで保管する記録:住宅、投資、IRA

これらの記録がほかより長く残るのは、税の問題が最後に来るからです。IRS Publication 552は、資産の記録を、その資産を処分した年の時効が切れるまで保管するよう定めています。

住宅については、IRS Publication 523が、原則として売却した年の申告の納期限から3年後まで記録を保管するよう述べています。Publication 552は、記録には購入価格、決済(closing)の費用、改修にかかった費用が分かるものが必要だとしています。控除対象外のIRAについては、Form 8606 instructionsが、すべての分配が終わるまで書式と記録を保管するよう述べています。

銀行明細書と請求書はどれだけ保管すべき?

FTCの2025年の一覧では、銀行明細書、給与明細、クレジットカードと公共料金の請求書は1年です。FTCはその1年の起点を示しておらず、これは規則ではなく助言です。IRSは明細書を支払いの証拠として扱うため、申告書の裏付けになる明細書にはIRSの期間が適用されます。

FTC自身のページでも内容が分かれています。以前のFTCのガイドでは、カードや公共料金の請求書は支払った直後にシュレッダーにかけるよう述べており、2つのページはどちらも公開されたままです。請求の誤りについて重要な期限は、1年よりずっと短く、Regulation Zでは、誤りを示す最初の明細書が送られてから60日以内に、あなたの書面による通知がカード発行会社に届く必要があります。

銀行は銀行で、自分の記録を保管しています。OCCによれば、OCCが規制する銀行は、支払済みの小切手を返却しない場合、原則としてその小切手か写しを5年間保管しなければならず、100ドル以下の一部の小切手には例外があります。CFPBは、州法が一般に7年を求めていると述べています。どちらのページも、写しには手数料がかかることがあるとしています。

医療費の請求書、保険、ローン

FTCは、争いのない医療費の請求書は1年、健康に関する重要な記録は、特に電子記録になる前のものは、ずっと保管するよう述べています。医療費を控除する場合、その請求書は税務記録になり、上記の税務の期間が適用されます。

保険証券と保険金請求については、確認した連邦のページに期間は示されていません。Ready.govは、多くの保険には請求の期限があると述べており、確認すべきなのは保険証券そのものです。

住宅ローンや自動車ローンについて、FTCはその資産を持っている間は書類を保管するよう述べています。完済後は、CFPBによれば、担保権(lien)が解除されたかどうかは州の不動産記録で分かり、貸し手は原本の借用証書を返却するはずです。債権回収の訴えの期限は州によって異なり、通常は3年から6年です。

ずっと保管すべき書類は?

FTCのずっと保管する一覧には、出生や養子縁組の書類、Social Securityカード、有効なパスポート、市民権や居住に関する書類、婚姻証明書と離婚判決、軍歴の記録、家族の死亡証明書、遺言書、リビングウィル、委任状、退職金や年金の制度が含まれます。これは助言です。確認した連邦のページには、これらを保管する法的な義務は示されていません。

シュレッダーにかけてよいものは?

FTCがシュレッダーにかけてよいとする一覧には、ATMのレシート、クレジットや保険の勧誘、14日経過した決済済みの小切手、期限切れの保証書が含まれます。また、個人情報や金融情報の載った書類を処分するときは、シュレッダーにかけるようにとも述べています。

スキャンは紙の代わりになる?

FTCはスキャンに触れていません。1年と3年の一覧では、書類に電子的にアクセスできるなら、紙の控えをシュレッダーにかけることを検討してよいと述べています。税務記録については、IRSはより慎重です。2026年のIRSの注意喚起は、記録をスキャンして電子データを保管することを勧めていますが、スキャンが紙の代わりになるとは述べていません。

IRS Publication 552(2011年版)は、紙の記録に対するすべての要件は電子保存システムにも適用されると述べています。原本を破棄してよいのは、そのシステムがIRSの要件に照らして検証され、適合を保つ手順がある場合に限られます。基準を満たさないシステムでは、原本を保管していなかった場合、罰則を受けることがあります。スマートフォンでのスキャンがこの検証を満たすかどうかは述べられていません。出生証明書やパスポートの代わりにスキャンが使えると述べる連邦のページは、確認した範囲にありません。ここでは、スキャンはあとで見つけ直せる写しであり、紙の代わりではありません。

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