Bonnetjes scannen voor de belasting: wat de IRS accepteert

Geldt voor: Verenigde Staten, federale belastingregels. Algemene informatie, geen juridisch of fiscaal advies. Vraag voor je eigen situatie een professional.

Om bonnetjes voor de belasting te scannen leg je elk bonnetje plat neer in gelijkmatig licht en scan je het met de app Notities of Bestanden op de iPhone, of met een scanapp. Controleer of de ontvanger, de datum, het bedrag en de artikelen leesbaar zijn en bewaar het dan in een map voor het belastingjaar. De IRS zegt dat elektronische stukken aan dezelfde eisen moeten voldoen als papieren, en Rev. Proc. 97-22 vraagt dat elke letter en elk cijfer leesbaar blijft.

Bonnetjes scannen met je iPhone, stap voor stap

Je kunt bonnetjes met je iPhone scannen zonder iets te installeren. De ondersteuningspagina van Apple (februari 2026) toont de scanner in twee ingebouwde apps: Notities, via de knop Bijlage, en Bestanden, via de knop Meer. Beide werken met dezelfde stappen, en een scanapp werkt op dezelfde manier.

Strijk het glad. Strijk de vouwen glad en leg het bonnetje op een effen, donkerder ondergrond bij gelijkmatig licht, zonder schaduw over de tekst.
Open de scanner. Open in Notities een notitie, tik op de knop Bijlage (een paperclip) en dan op Scan documenten. Tik in Bestanden op Meer en dan op Scan documenten.
Leg het vast. In de automatische stand scant de iPhone zelf zodra de pagina in beeld is. Anders druk je op de sluiterknop, sleep je de hoeken naar het bonnetje en tik je op Bewaar scan.
Controleer het. Zoom in voordat je bewaart. De ontvanger, de datum, het totaal en de artikelen moeten leesbaar zijn. Is een cijfer wazig, scan dan opnieuw.
Bewaar het. Tik in Notities op Gereed en de scan blijft in de notitie staan. Kies in Bestanden een locatie, zoals een map voor het belastingjaar, en tik op Bewaar.
Lange bonnetjes. Scan een lang bonnetje in overlappende delen, als pagina's van hetzelfde document. Eén foto van de hele strook maakt de tekst zo klein dat de cijfers moeilijk te lezen zijn.

Accepteert de IRS gescande bonnetjes?

Ja, als de scan leesbaar en volledig is. Op de pagina over welke stukken je bewaart schrijft de IRS dat alle eisen die gelden voor papieren boeken en stukken ook gelden voor elektronische stukken. Een scan is een stuk net als het papier, en hij moet dezelfde gegevens tonen.

Publication 583 (herzien in december 2024) voegt toe dat een elektronisch opslagsysteem stukken moet indexeren, opslaan, bewaren, terugvinden en in leesbare vorm kunnen weergeven. Voor de details verwijst het naar Rev. Proc. 97-22, een revenue procedure van de IRS uit 1997.

Rev. Proc. 97-22 definieert leesbaarheid: de waarnemer moet alle letters en cijfers zeker en snel kunnen herkennen. Een wazige foto van een vervaagd bonnetje haalt die test niet, en een scherpe scan waarop elk cijfer duidelijk leesbaar is wel. Geen van deze IRS-pagina's noemt telefoons, dus de test is het resultaat op het scherm, niet het apparaat dat het maakte.

Wat moet er op een bonnetje staan voor de IRS?

De IRS somt op haar pagina What kind of records should I keep de gegevens op die bewijsstukken moeten aangeven. Kassabonnen, creditcardbonnen en -overzichten en facturen tellen allemaal mee, en soms is een combinatie van stukken nodig om elk gegeven te dekken. Je scan moet ze stuk voor stuk leesbaar houden.

Wat een bonnetje moet tonen voor de IRS
Gegeven	Waarom het telt	Bron
Ontvanger	Toont aan wie je betaalde	IRS, What kind of records should I keep
Betaald bedrag	Het bedrag dat je aftrekt of opgeeft	IRS, What kind of records should I keep
Bewijs van betaling	Toont aan dat de rekening is betaald, bijvoorbeeld een pinbon of een bankafschrift	IRS, What kind of records should I keep
Datum	Plaatst de uitgave in het juiste belastingjaar	IRS, What kind of records should I keep
Omschrijving	Toont wat je kocht en, voor een bedrijf, waarom	IRS, What kind of records should I keep
Plaats of omschrijving, en zakelijk doel	Nodig voor uitgaven voor zakenreizen, geschenken en auto	IRS, Publication 463

Bronnen: IRS, What kind of records should I keep, bijgewerkt op 3 augustus 2026; IRS, Publication 463, editie 2025.

Welke bonnetjes moet je voor de belasting bewaren?

Bonnetjes tellen als ze een bedrag op je aangifte onderbouwen: een zakelijke kost, een zakenreis of een gift. Voor uitgaven voor reizen, geschenken en auto noemt Publication 463 (2025) een bonnetje of betaalde rekening documentair bewijs. Het zegt dat je bedragen die je schat of benadert niet kunt aftrekken.

Voorbeeld uit de regels van Publication 463: op een zakenreis zonder dagvergoeding heeft een hotelrekening van $60 een bonnetje nodig, omdat logies geen bedragsgrens kent. Een taxirit van $60 heeft geen documentair bewijs nodig, omdat hij onder de $75 blijft en geen logies is. Je bewaart wel een schriftelijke aantekening van de rit: bedrag, datum, plaats en zakelijk doel.

Welke bonnetjes de IRS vraagt
Situatie	Wat de IRS vraagt	Bron
Zakelijke aankopen en uitgaven	Een document met ontvanger, bedrag, bewijs van betaling, datum en omschrijving	IRS, What kind of records should I keep
Zakenreis: logies	Een bonnetje voor elke logiesuitgave, bij elk bedrag, tenzij een dagvergoeding het dekt	IRS, Publication 463
Uitgave van $75 of meer voor zakenreis, geschenk of auto	Een bonnetje, betaalde rekening of vergelijkbaar bewijs	IRS, Publication 463
Gift in contanten, per cheque of in een andere geldvorm, elk bedrag	Een bankafschrift of een schriftelijke bevestiging van het goede doel met de naam, het bedrag en de datum	IRS, Topic no. 506
Gift van $250 of meer	Een schriftelijke bevestiging van het goede doel	IRS, Topic no. 506

Bronnen: IRS, What kind of records should I keep; IRS, Publication 463, editie 2025; IRS, Topic no. 506, bijgewerkt op 24 september 2026.

Mag je het papier weggooien na het scannen?

De IRS staat het alleen onder voorwaarden toe. Publication 583 zegt dat originele papieren stukken mogen worden vernietigd als het elektronische opslagsysteem is getest en procedures het in overeenstemming houden. Rev. Proc. 97-22 stelt dezelfde twee voorwaarden: de belastingplichtige heeft het systeem getest en procedures opgezet om de naleving te blijven waarborgen.

Geen van beide teksten zegt of een telefoonscan die test doorstaat. Voor een paar bonnetjes per jaar is de voorzichtige keuze simpel: bewaar de originelen die ertoe doen en zie de scan als een kopie die je terug kunt vinden. Heb je een bedrijf met veel bonnetjes, dan kan degene die je aangifte opstelt je zeggen wat je administratie nodig heeft.

Hoe lang moet je gescande bonnetjes bewaren?

Bewaar een scan zo lang als je het papier zou bewaren, want de IRS past dezelfde eisen toe op elektronische stukken. Op haar pagina How long should I keep records? (bijgewerkt op 30 juni 2026) noemt de IRS in het algemeen 3 jaar.

De termijn is langer in de gevallen die de IRS noemt: 6 jaar als je inkomen weglaat dat meer dan 25% van het brutoinkomen op je aangifte is, 7 jaar voor een verlies op waardeloze effecten of een aftrek voor een oninbare schuld, en onbeperkt als je geen aangifte doet of een frauduleuze indient. De lijst over hoe lang je documenten bewaart behandelt rekeningen, afschriften en andere papieren.

Hoe geef je bonnetjescans een naam en een plek?

Een bonnetje helpt alleen als je het jaren later nog kunt vinden. Een simpele methode: één map per belastingjaar en een naam met de ontvanger, de datum en het bedrag, zoals Bouwmarkt, 3 maart 2026, $48,20. Voeg bij zakenreizen en maaltijden het zakelijk doel toe aan de naam of in een notitie, want Publication 463 vraagt erom.

PaginaScan is een documentscanner voor iPhone en iPad. Als je een bonnetje scant, stelt de app een naam en een map voor en toont ze het totaal en eventuele vervaldata in kaarten die je kunt kopiëren of aan je agenda toevoegen. Zoeken vindt een bonnetje op de woorden die erop staan, en je kunt tekst uit een scan kopiëren.

Bewaar de bonnetjes van dit jaar in één map

Maak één map voor dit belastingjaar en scan elk bonnetje op de dag dat je het krijgt, voordat de inkt vervaagt of het papier kwijtraakt. De gratis versie van PaginaScan bevat tot 3 eigen mappen, zonder account. Begin met hoe je een document scant in PaginaScan. De voorstellen en kaarten vragen een apparaat met Apple Intelligence.

Vragen

Accepteert de IRS gescande bonnetjes?

Ja, als ze leesbaar en volledig blijven. De IRS zegt dat de eisen voor papieren stukken ook gelden voor elektronische, en Rev. Proc. 97-22 vraagt dat elke letter en elk cijfer zeker en snel te herkennen is. Een scan moet nog steeds de ontvanger, het bedrag, het bewijs van betaling, de datum en wat er is gekocht tonen.

Hoe scan ik een bonnetje met mijn iPhone?

Open Notities, tik op de paperclip en dan op Scan documenten. Of open Bestanden, tik op Meer en dan op Scan documenten. Leg het bonnetje plat neer in gelijkmatig licht, laat de automatische stand het vastleggen en pas de hoeken aan. Tik in Notities op Gereed, of kies in Bestanden een locatie en tik op Bewaar. Zoom daarna in om te controleren of de datum en het bedrag leesbaar zijn.

Mag ik bonnetjes weggooien nadat ik ze heb gescand?

Volgens Publication 583 en Rev. Proc. 97-22 laat de IRS originele papieren stukken pas vernietigen nadat het elektronische opslagsysteem is getest en procedures het in overeenstemming houden. Geen van beide zegt of een telefoonscan die test doorstaat, dus bewaar de originelen die ertoe doen.

Hoe scan je een lang bonnetje?

Scan het in overlappende delen en bewaar ze als pagina's van hetzelfde document, zodat elk deel scherp genoeg blijft om te lezen. Eén foto van een lang bonnetje maakt de tekst kleiner, en Rev. Proc. 97-22 vraagt dat elke letter en elk cijfer leesbaar blijft.

Hoe lang moet ik gescande bonnetjes voor de belasting bewaren?

Zo lang als het papier. De IRS noemt in het algemeen 3 jaar, 6 jaar als je inkomen van meer dan 25% van je brutoinkomen hebt weggelaten, 7 jaar voor waardeloze effecten of een oninbare schuld, en onbeperkt zonder aangifte of met een frauduleuze.