Hoe lang moet je documenten bewaren? De tabel voor particulieren

De tabel met bewaartermijnen voor documenten

Deze tabel zet de bewaartermijnen van de meest voorkomende documenten voor een particulier in Italië op een rij, met de regel waar ze vandaan komen. Bijna geen enkele is een plicht: het is de periode waarin het document je als bewijs kan dienen. Voor jouw situatie telt de bron waarnaar wordt gelinkt.

Bronnen: de officiële documenten waarnaar in elke rij wordt gelinkt, geraadpleegd op 7 november 2026. Ze gelden voor particulieren, niet voor bedrijven.

Plicht, verjaringstermijn of vervaltermijn: wat betekent "bewaren"?

Een bewaarplicht bestaat voor particulieren vooral in fiscale zaken: de toelichting bij het 730/2026 zegt tot wanneer je de documenten van de aangifte bewaart.

De verjaringstermijn (prescrizione) is de tijd waarna een recht vervalt, bijvoorbeeld het recht van de leverancier om betaald te worden. De vervaltermijn (decadenza) is een termijn die, als hij verstrijkt, je de bevoegdheid doet verliezen om te handelen: de Agenzia delle Entrate moet bijvoorbeeld haar aanslag vóór een bepaalde datum opleggen.

Een rekening bewaar je dus niet omdat een wet dat eist, maar om te kunnen aantonen dat je hebt betaald zolang iemand er nog om kan vragen. ARERA (de energietoezichthouder) wijst er ook op dat verjaring niet automatisch gaat: jij moet je erop beroepen.

Hoeveel jaar moet je de belastingaangifte bewaren?

Voor het 730 dat in 2026 is ingediend geeft de toelichting van de Agenzia delle Entrate 31 december 2031 aan, het vijfde jaar na indiening. Bij het Modello Redditi (de belastingaangifte voor zelfstandigen) is de termijn dezelfde.

Als de aangifte niet is ingediend, kan de Agenzia een aanslag opleggen tot 31 december van het zevende jaar na het jaar waarin de aangifte had moeten worden ingediend. Vanaf 1 januari 2027 verandert de regel, niet de termijnen: art. 43 maakt plaats voor art. 293 van D.Lgs. 141/2026.

Volgens de berekening op basis van deze regels kunnen in november 2026 de aangiftes over de belastingjaren 2020 tot en met 2025 nog worden gecontroleerd. De telling gaat uit van indiening in het jaar erna en van geen bijzondere schorsing. Voor zorguitgaven die gelijk zijn aan die in de vooraf ingevulde aangifte hoef je volgens de toelichting de documenten niet te bewaren.

Rekeningen voor stroom, gas, water en telefoon: waarom 2 jaar?

Met wet 205/2017 ging de verjaringstermijn voor stroom, gas en water naar 2 jaar, voor huishoudens, microondernemingen en professionals. Ze geldt voor rekeningen die vervallen na 1 maart 2018 voor stroom, 1 januari 2019 voor gas en 1 januari 2020 voor water.

Voor telefoon en internet komen de 2 jaar uit een wijziging van DL 7/2007 en gelden ze volgens Corecom Abruzzo (een regionaal communicatiecomité) voor vorderingen die zijn ontstaan vanaf 2020. AGCOM (de communicatietoezichthouder) meldde dat 7 van de 10 aanbieders de 2 jaar op iedereen toepassen, terwijl de anderen vinden dat voor overheidsinstanties 5 jaar geldt.

Deze data worden vaak verkeerd weergegeven: online lees je voor telefoon nog steeds 5 jaar. Een bedrag voor verbruik van meer dan 2 jaar geleden betwist je; het verdwijnt niet vanzelf: je moet je op de verjaring beroepen.

Autobelasting, boetes, IMU en TARI

De bollo verjaart aan het einde van het derde jaar na het jaar waarin hij verschuldigd was, zoals Regione Lazio meldt. De bollo van 2023 loopt dus tot 31 december 2026. Piemonte houdt 5 jaar aan voor de jaren vóór 2023. De autonome regio's zijn niet gecontroleerd.

Boetes verjaren na 5 jaar vanaf de dag van de overtreding, volgens art. 28 van wet 689/1981. Latere handelingen kunnen de termijn stuiten.

Voor IMU en TARI kan de Comune een aanslag opleggen tot 31 december van het vijfde jaar na het jaar waarin de aangifte of de betaling is gedaan of had moeten worden gedaan (wet 296/2006). Voor de TARI die in 2021 verschuldigd was, eindigt de termijn op 31 december 2026; bij een niet ingediende aangifte begint de telling in het jaar waarin die had moeten worden ingediend.

Huur, salaris en verzekeringen

Huur verjaart na 5 jaar, net als alles wat periodiek wordt betaald met tussenpozen van een jaar of korter (art. 2948 van het burgerlijk wetboek).

Het recht op salaris verjaart ook na 5 jaar, maar een uitspraak van het Constitutionele Hof uit 1966 sloot uit dat de termijn loopt zolang de arbeidsrelatie duurt. Het onderwerp is later weer opgepakt en wordt hier niet verder uitgediept.

Bij polissen noemt IVASS (de verzekeringstoezichthouder) 1 jaar vanaf elke vervaldatum voor premietermijnen. De overige rechten uit schadeverzekeringen verjaren in de regel na 2 jaar vanaf de gebeurtenis, zoals het Constitutionele Hof in 2024 in herinnering brengt; voor levensverzekeringen is dat 10 jaar.

Hoeveel jaar moet je bankafschriften bewaren?

Geen enkele gevonden regel verplicht een klant om bankafschriften 10 jaar te bewaren. Art. 119 van het Testo unico bancario (de bankwet) zegt iets anders: je hebt het recht om van de bank, op jouw kosten, een kopie te krijgen van de afzonderlijke transacties van de laatste 10 jaar, en de bank heeft daarvoor maximaal 90 dagen, zoals Banca d'Italia uitlegt.

De termijn die voor jou telt is korter: een afschrift wordt geacht te zijn goedgekeurd na 60 dagen na ontvangst, als je het niet schriftelijk betwist.

Bonnen en garantie: waar komen de 26 maanden vandaan?

De wettelijke garantie dekt gebreken die binnen 2 jaar na levering aan het licht komen, en de vordering verjaart 26 maanden na levering (art. 133 van de consumentenwet). Het is niet 24 maanden plus 2: voor overeenkomsten die na 1 januari 2022 zijn gesloten, staat de plicht om het gebrek binnen twee maanden te melden niet meer in de tekst.

Het Ministero delle Imprese (ministerie van Ondernemingen) raadt aan bonnen en facturen minstens 26 maanden te bewaren en geeft aan dat je met een kwijtgeraakte bon je recht niet verliest: ander bewijs telt ook, zoals het pinbonnetje. Voor overeenkomsten vanaf 31 juli 2026 voegt D.Lgs. 176/2026 eenmalig 12 maanden aansprakelijkheid toe, na een reparatie.

Bonnen op thermisch papier vervagen, en de Antitrust (de mededingingsautoriteit) raadt aan er een fotokopie van te maken. Dezelfde gids noemt nog steeds de twee maanden om het gebrek te melden, die niet meer in de geldende tekst staan.

Woonbonussen en zorguitgaven

Voor werkzaamheden aan de woning moeten de documenten worden bewaard en op verzoek worden getoond, zoals de gids van de Agenzia delle Entrate zegt. De aftrek komt in 10 termijnen en de termijn van 5 jaar loopt vanaf de aangifte waarin elke termijn is opgenomen (de tekst van de Agenzia voor Caf en professionals).

Volgens deze berekening komt bij een uitgave van 2026 de laatste termijn in de aangifte van 2036, en zijn de documenten nodig tot 31 december 2041. Zorguitgaven volgen het 730 van het jaar, behalve gegevens die gelijk zijn aan de vooraf ingevulde aangifte.

Kan een scan het origineel vervangen?

Voor een particulier is er geen eenvoudig antwoord. Art. 22 van de Codice dell'amministrazione digitale (de code voor digitaal bestuur) geeft beeldkopieën die zijn gemaakt volgens de Richtlijnen dezelfde bewijskracht als originelen, als de overeenstemming niet uitdrukkelijk wordt betwist, en art. 2712 van het burgerlijk wetboek zegt iets soortgelijks over reproducties. De richtlijnen van AgID (het agentschap voor digitalisering) spreken echter van een handtekening of een zegel van degene die de vergelijking uitvoert, die een gewone scan niet heeft.

De toelichting bij het 730 zegt dat de belastingplichtige de originelen bewaart. Art. 22 zegt dat kopieën die volgens die regels zijn gemaakt de originelen vervangen, maar geen enkele gevonden officiële bron zegt dat een gewone scan door een particulier dat doet. Daarom is de scan hier een kopie die je terug kunt vinden, geen vervanging van het papier.

Wat niet in de tabel staat, en waarom

Een aantal vaak gezochte onderwerpen ontbreekt: tv-abonnement (canone), kosten van de condominium, hypotheektermijnen, eigendomsaktes, diploma's. Voor deze is geen officiële bron gevonden die een termijn voor particulieren vaststelt.

Andere gidsen noemen wel een cijfer, bijvoorbeeld Altroconsumo (een consumentenorganisatie): het is voorzichtig advies, geen hier gelezen regel. Voor eigendomsaktes bewaren de archivi notarili (notariële archieven) de akten van gestopte notarissen honderd jaar en geven ze kopieën af.

Zo houd je deze termijnen in de gaten

De termijn kennen is niet genoeg: je moet het vel ook terug kunnen vinden. PaginaScan is een scanner voor iPhone en iPad: je brengt het vel in beeld, de app trekt het recht, stelt een naam en een map voor en toont bedragen en vervaldata in kaarten. Vervaldata kun je aan de agenda toevoegen. Een account is niet nodig.

Met de gratis versie heb je tot 3 eigen mappen. Om te beginnen is er de gids over hoe je een document scant. De naam- en mapvoorstellen en de kaarten vragen een apparaat met Apple Intelligence.

Vragen