¿Cuánto tiempo hay que conservar los documentos? Una lista imprimible

Lista imprimible de cuánto tiempo conservar documentos

Esta lista imprimible muestra cuánto tiempo conservar documentos en EE. UU. y quién lo dice. Para imprimirla, usa el comando Imprimir de tu navegador: la página quita los menús y deja la tabla. La mayoría de las líneas son recomendaciones, así que la última columna indica cuál es cuál.

Fuentes: las páginas federales enlazadas en cada fila, abiertas el 7 de noviembre de 2026. Las normas estatales pueden ser distintas, y esto no es asesoramiento fiscal ni jurídico.

¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros fiscales?

El IRS dice que debes conservar los registros que respaldan tu declaración hasta que se agote el período de prescripción (period of limitations) de esa declaración, en la Publication 17. Para la mayoría de las declaraciones son 3 años desde la fecha en que la presentaste. Topic 305 añade que una declaración presentada antes de tiempo cuenta como presentada en la fecha de vencimiento.

El plazo sube a 6 años si omites ingresos por más del 25 % de los ingresos brutos de la declaración, y no tiene límite si presentas una declaración fraudulenta o ninguna. El IRS también dice que conserves copias de tus declaraciones como parte de tus registros fiscales, sin dar un plazo aparte. Los mismos plazos valen para los recibos que escaneas, y nuestra guía sobre cómo escanear recibos para los impuestos enumera qué debe mostrar cada uno.

Con esa regla, y como un cálculo nuestro y no una afirmación del IRS, en noviembre de 2026 la ventana de 3 años cubre los ejercicios fiscales de 2023 a 2025 para las declaraciones presentadas en plazo. La ventana de 6 años cubre de 2020 a 2025. El cálculo no tiene en cuenta prórrogas, aplazamientos por desastres ni renuncias firmadas.

¿Hay que conservar los registros 7 años?

Ninguna norma federal encontrada dice que haya que guardarlo todo 7 años. En Topic 305, los 7 años se aplican a un solo caso: una reclamación por una pérdida de valores sin valor o una deducción por deuda incobrable, contados desde la fecha de vencimiento de la declaración.

La costumbre tiene su razón. La FDIC (la corporación federal de seguro de depósitos) señala que muchos asesores fiscales recomiendan unos siete años, y el IRS dice de las auditorías que normalmente no se remonta más de los últimos seis. Ninguna de las dos páginas convierte los siete en una norma. Es demasiado poco para los registros de propiedades y de la IRA, y más de lo que necesita el plazo por defecto del IRS para los registros rutinarios.

Registros que se conservan hasta vender: vivienda, inversiones, IRA

Estos registros duran más que el resto porque la cuestión fiscal llega al final. La Publication 552 dice que conserves los registros de una propiedad hasta que expire el período de prescripción del año en que te deshaces de ella.

Para una vivienda, la Publication 523 dice que, en general, conserves los registros hasta 3 años después de la fecha de vencimiento de la declaración del año en que la vendiste. La Publication 552 dice que deben mostrar el precio de compra, los gastos de formalización o cierre (closing costs) y el coste de las mejoras. Para una IRA no deducible, las instrucciones del Form 8606 dicen que conserves los formularios y los registros hasta que se hayan pagado todas las distribuciones.

¿Cuánto tiempo hay que conservar extractos bancarios y facturas?

La lista de 2025 de la FTC dice un año para extractos bancarios, nóminas (pay stubs) y facturas de tarjeta de crédito y de suministros. La FTC no da una fecha de inicio para ese año, y esto es un consejo, no una norma. El IRS trata los extractos como prueba de pago, así que uno que respalde una declaración de impuestos sigue los plazos del IRS.

Las propias páginas de la FTC no coinciden. Una guía anterior de la FTC dice que tritures las facturas de tarjeta y de suministros justo después de pagarlas, y las dos páginas siguen en línea. Para un error de facturación, el plazo que importa es mucho más corto que un año: según la Regulation Z, el emisor de tu tarjeta debe recibir tu aviso por escrito en los 60 días siguientes a que enviara el primer extracto con el error.

Tu banco guarda sus propios registros. La OCC (la Oficina del Interventor de la Moneda) dice que un banco que regula y que no devuelve los cheques cancelados debe, en general, conservarlos, o sus copias, durante cinco años, con excepciones para algunos cheques de 100 $ o menos, y la CFPB (la Oficina para la Protección Financiera del Consumidor) dice que las leyes estatales suelen exigir siete. Las dos páginas dicen que una copia puede tener un coste.

Facturas médicas, seguros y préstamos

La FTC dice un año para las facturas médicas no disputadas, y que los registros de salud vitales se conserven siempre, sobre todo los anteriores a los registros electrónicos. Si deduces gastos médicos, las facturas son registros fiscales y se aplican los plazos fiscales de arriba.

Para las pólizas y los siniestros de seguros, ninguna página federal consultada da un plazo. Ready.gov señala que muchas pólizas tienen límites de tiempo para las reclamaciones, así que el lugar donde mirar es la propia póliza.

Para una hipoteca o un préstamo de coche, la FTC dice que conserves los documentos mientras tengas el bien. Tras el pago final, la CFPB dice que los registros de propiedad estatales muestran si el gravamen (lien) se ha cancelado, y que tu prestamista debería devolverte el pagaré original. Los plazos para que prescriban las demandas de cobro de deudas varían según el estado, normalmente de 3 a 6 años.

¿Qué documentos hay que conservar siempre?

La lista de la FTC de lo que se conserva siempre incluye partidas de nacimiento o de adopción, tarjetas de la Seguridad Social, pasaportes vigentes y documentos de ciudadanía o de residencia, actas de matrimonio y sentencias de divorcio, registros militares, certificados de defunción de familiares, testamentos, testamentos vitales (living wills), poderes notariales (powers of attorney) y planes de jubilación y de pensiones. Esto es un consejo. Ninguna página federal consultada establece la obligación legal de conservarlos.

¿Qué se puede triturar?

La lista de la FTC de lo que se tritura incluye recibos de cajero automático, ofertas de crédito o de seguros, cheques cobrados pasados 14 días y garantías caducadas. También dice que, cuando llegue el momento de deshacerte de documentos con información personal o financiera, los tritures.

¿Puede un escaneo sustituir al papel?

La FTC no menciona los escaneos. En sus listas de un año y de tres años dice que, si puedes acceder a los documentos por vía electrónica, puedes plantearte triturar las copias en papel. Para los registros fiscales, el IRS es más prudente. Un recordatorio del IRS de 2026 sugiere escanear los registros y conservar copias electrónicas, sin decir que un escaneo sustituya al papel.

La Publication 552 (2011) dice que todos los requisitos para los registros en papel también se aplican a los sistemas de almacenamiento electrónico. Los originales solo pueden destruirse si el sistema se ha probado frente a los requisitos del IRS y hay procedimientos que lo mantienen conforme, y un sistema que falla puede acarrear sanciones salvo que hayas conservado los originales. No dice si un escaneo hecho con el móvil supera esa prueba. Ninguna página federal consultada dice que un escaneo sustituya a una partida de nacimiento o a un pasaporte. Aquí, un escaneo es una copia que puedes volver a encontrar, no un sustituto del papel.

Cómo mantener útil esta lista

Una lista solo sirve si puedes encontrar el papel al que remite. PaginaScan es un escáner de documentos para iPhone y iPad: encuadras la hoja, la app la endereza, te sugiere un nombre y una carpeta, y muestra importes y fechas en tarjetas. Las fechas se pueden añadir al calendario. No hace falta cuenta.

Con la versión gratuita tienes hasta 3 carpetas propias. Para empezar está la guía de cómo escanear un documento. Las sugerencias y las tarjetas necesitan un dispositivo con Apple Intelligence.

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