Quanto tempo conservare i documenti? Un elenco da stampare

Elenco da stampare: quanto conservare i documenti

Questo elenco da stampare mostra quanto conservare i documenti negli USA e chi lo dice. Per stamparlo usa il comando Stampa del browser: la pagina toglie i menu e tiene la tabella. La maggior parte delle righe è un consiglio, perciò l'ultima colonna dice qual è quale.

Fonti: le pagine federali collegate in ogni riga, aperte il 7 novembre 2026. Le regole dei singoli stati possono differire, e questa non è una consulenza fiscale o legale.

Quanto conservare i documenti fiscali?

L'IRS dice che devi conservare i documenti che sostengono la tua dichiarazione fino alla fine del periodo di prescrizione di quella dichiarazione, nella Publication 17. Per la maggior parte delle dichiarazioni sono 3 anni dalla data di presentazione. Il Topic 305 aggiunge che una dichiarazione presentata in anticipo conta come presentata alla scadenza.

Il periodo sale a 6 anni se ometti un reddito superiore al 25% del reddito lordo indicato nella dichiarazione, e non ha limite se presenti una dichiarazione fraudolenta o non ne presenti affatto. L'IRS dice anche di tenere le copie delle dichiarazioni insieme ai documenti fiscali, senza indicare un periodo a parte. Gli stessi periodi valgono per gli scontrini che scansioni, e la nostra guida su come scansionare gli scontrini per le tasse elenca cosa deve mostrare ciascuno.

Con questa regola, e come calcolo di PaginaScan e non come affermazione dell'IRS, a novembre 2026 la finestra di 3 anni copre gli anni d'imposta dal 2023 al 2025 per le dichiarazioni presentate entro la scadenza. Quella di 6 anni copre dal 2020 al 2025. Il conteggio ignora proroghe, rinvii per calamità e rinunce firmate.

Bisogna conservare i documenti per 7 anni?

Non risulta nessuna regola federale che imponga di tenere tutto per 7 anni. Nel Topic 305 i 7 anni valgono per un solo caso: una richiesta per una perdita su titoli privi di valore o per la deduzione di un credito inesigibile, contati dalla scadenza della dichiarazione.

L'abitudine ha una ragione. La FDIC (l'ente federale che garantisce i depositi bancari) osserva che molti consulenti fiscali raccomandano circa sette anni, e l'IRS dice dei suoi controlli che di solito non risale a più di sei anni fa. Nessuna delle due pagine fa dei sette anni una regola. Sono pochi per i documenti su immobili e IRA, e più del termine base dell'IRS per quelli di routine.

Documenti da tenere fino alla vendita: casa, investimenti, IRA

Questi documenti durano più degli altri perché la questione fiscale arriva alla fine. La Publication 552 dice di tenere i documenti sui beni fino alla fine del periodo di prescrizione dell'anno in cui ne disponi.

Per una casa, la Publication 523 dice che, in generale, devi tenere i documenti fino a 3 anni dopo la scadenza della dichiarazione dell'anno in cui l'hai venduta. La Publication 552 dice che devono mostrare il prezzo d'acquisto, le spese di perfezionamento o chiusura e il costo di ogni miglioria. Per un IRA non deducibile, le istruzioni del Form 8606 dicono di tenere i moduli e i documenti fino all'ultimo prelievo.

Quanto conservare estratti conto e bollette?

La lista 2025 della FTC indica un anno per estratti conto, buste paga e bollette di carte di credito e utenze. La FTC non dice da quando parte quell'anno, e questo è un consiglio, non una regola. L'IRS considera gli estratti conto una prova di pagamento, quindi quello che sostiene una dichiarazione segue i periodi dell'IRS.

Le pagine della FTC stessa non coincidono. Una guida FTC più vecchia dice di distruggere le bollette di carte e utenze subito dopo averle pagate, e le due pagine sono ancora online. Per un errore di fatturazione la scadenza che conta è molto più corta di un anno: secondo la Regulation Z chi ha emesso la tua carta deve ricevere la tua comunicazione scritta entro 60 giorni da quando ha inviato il primo estratto conto con l'errore.

La tua banca conserva i propri registri. L'OCC (l'ente federale che vigila sulle banche nazionali) dice che una banca da lui regolata che non restituisce gli assegni pagati deve in genere conservarli, o conservarne copie, per cinque anni, con eccezioni per alcuni assegni da 100 dollari o meno, e il CFPB (l'ufficio federale per la tutela finanziaria dei consumatori) dice che le leggi degli stati ne richiedono in genere sette. Entrambe le pagine dicono che una copia può avere un costo.

Fatture mediche, assicurazioni e prestiti

La FTC indica un anno per le fatture mediche non contestate, e di tenere per sempre i documenti sanitari vitali, soprattutto quelli precedenti alle cartelle elettroniche. Se deduci le spese mediche, le fatture sono documenti fiscali e valgono i periodi fiscali visti sopra.

Per polizze e sinistri assicurativi, nessuna pagina federale aperta indica un termine. Ready.gov osserva che molte polizze hanno limiti di tempo per i sinistri, quindi è la polizza stessa il posto dove guardare.

Per un mutuo o un prestito auto, la FTC dice di tenere i documenti finché possiedi il bene. Dopo l'estinzione, il CFPB dice che i registri immobiliari dello stato mostrano se l'ipoteca è stata cancellata, e chi ti ha prestato i soldi dovrebbe restituirti l'originale del titolo di debito. I limiti di tempo per le cause di recupero crediti cambiano da stato a stato, di solito da 3 a 6 anni.

Quali documenti conservare per sempre?

L'elenco "da tenere per sempre" della FTC comprende atti di nascita o adozione, tessere della Social Security, passaporti validi e documenti di cittadinanza o residenza, certificati di matrimonio e sentenze di divorzio, documenti militari, certificati di morte dei familiari, testamenti, testamenti biologici (living will), procure e piani pensionistici. È un consiglio. Nessuna pagina federale aperta stabilisce un obbligo di legge di conservarli.

Cosa puoi distruggere?

L'elenco della FTC di ciò che si può distruggere comprende scontrini dei bancomat, offerte di credito o di assicurazione, assegni pagati dopo 14 giorni e garanzie scadute. Dice anche che, quando è il momento di eliminare documenti con dati personali o finanziari, bisogna distruggerli con un tritadocumenti.

Una scansione può sostituire la carta?

La FTC non parla di scansioni. Nelle sue liste da uno e da tre anni dice che, se puoi accedere ai documenti in formato elettronico, puoi valutare di distruggere le copie cartacee. Per i documenti fiscali l'IRS è più prudente. Un promemoria dell’IRS del 2026 suggerisce di scansionare i documenti e di tenerne copie elettroniche, senza dire che una scansione sostituisce la carta.

La Publication 552 (2011) dice che tutti i requisiti per i documenti cartacei valgono anche per i sistemi di archiviazione elettronica. Gli originali si possono distruggere solo se il sistema è stato verificato rispetto ai requisiti dell'IRS e se le procedure lo mantengono conforme, e un sistema che non lo è può comportare sanzioni, a meno che tu non abbia conservato gli originali. Non dice se la scansione fatta con un telefono superi quella verifica. Nessuna pagina federale aperta dice che una scansione sostituisce un certificato di nascita o un passaporto. Qui una scansione è una copia che puoi ritrovare, non un sostituto della carta.

Come tenere in ordine questo elenco

Un elenco serve solo se riesci a trovare la carta a cui rimanda. PaginaScan è uno scanner di documenti per iPhone e iPad. Inquadri una pagina e l'app la raddrizza, propone un nome e una cartella, e mostra importi e date come schede. Le date possono finire nel tuo calendario. Nessun account.

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