Wie lange solltest du Dokumente aufbewahren? Eine Liste zum Drucken

Liste zum Drucken: Wie lange Dokumente aufbewahren

Diese Liste zum Drucken zeigt, wie lange du Dokumente in den USA aufbewahrst und wer das sagt. Zum Drucken nutzt du den Druckbefehl deines Browsers: Die Seite lässt die Menüs weg und behält die Tabelle. Die meisten Zeilen sind Empfehlungen, die letzte Spalte sagt dir, was was ist.

Quellen: die verlinkten Bundesseiten in jeder Zeile, geöffnet am 7. November 2026. Die Regeln der Bundesstaaten können abweichen, und das ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Wie lange solltest du Steuerunterlagen aufbewahren?

Die IRS sagt in der Publication 17, dass du Unterlagen, die deine Steuererklärung belegen, aufbewahren musst, bis die Verjährungsfrist für diese Erklärung abläuft. Bei den meisten Erklärungen sind das 3 Jahre ab dem Tag der Abgabe. Topic 305 ergänzt, dass eine früh abgegebene Erklärung als am Fälligkeitstag abgegeben gilt.

Die Frist steigt auf 6 Jahre, wenn du mehr als 25 % der in der Erklärung ausgewiesenen Bruttoeinkünfte weglässt, und sie hat keine Grenze, wenn du eine betrügerische Erklärung oder gar keine abgibst. Die IRS sagt außerdem, dass du Kopien deiner Erklärungen zu deinen Steuerunterlagen legen sollst, ohne eine eigene Frist zu nennen. Dieselben Fristen gelten für Belege, die du scannst, und unser Ratgeber Belege für die Steuer scannen listet auf, was jeder zeigen sollte.

Nach dieser Regel, und als unsere Rechnung, nicht als Aussage der IRS, deckt das 3-Jahres-Fenster im November 2026 die Steuerjahre 2023 bis 2025 ab, sofern die Erklärungen bis zum Fälligkeitstag abgegeben wurden. Das 6-Jahres-Fenster deckt 2020 bis 2025 ab. Die Zählung ignoriert Verlängerungen, Verschiebungen bei Katastrophen und unterschriebene Verzichtserklärungen (Waivers).

Musst du Unterlagen 7 Jahre aufbewahren?

Nein, eine Bundesregel, alles 7 Jahre aufzuheben, ist nicht zu finden. In Topic 305 gilt die Frist von 7 Jahren für einen einzigen Fall: einen Antrag wegen eines Verlusts aus wertlosen Wertpapieren oder wegen einer uneinbringlichen Forderung, gezählt ab dem Tag, an dem die Erklärung fällig war.

Die Gewohnheit hat einen Grund. Die FDIC (die US-Einlagensicherung) merkt an, dass viele Steuerberater etwa sieben Jahre empfehlen, und die IRS sagt zu Prüfungen (Audits), dass sie in der Regel nicht weiter als sechs Jahre zurückgeht. Keine der beiden Seiten macht sieben zur Regel. Es ist zu kurz für Unterlagen zu Besitz und IRA und länger, als die Standardfrist der IRS für Routineunterlagen verlangt.

Unterlagen bis zum Verkauf: Haus, Geldanlagen, IRA

Diese Unterlagen überdauern alle anderen, weil die Steuerfrage erst am Ende kommt. Publication 552 sagt, dass du Unterlagen zu Besitz aufbewahrst, bis die Verjährungsfrist für das Jahr abläuft, in dem du den Besitz abgibst.

Für ein Haus sagt Publication 523, dass du die Unterlagen in der Regel bis 3 Jahre nach dem Fälligkeitsdatum der Erklärung für das Verkaufsjahr aufbewahren sollst. Publication 552 sagt, sie sollen Kaufpreis, Abschluss- oder Closing-Kosten und die Kosten von Verbesserungen zeigen. Bei einer nicht abzugsfähigen IRA sagen die Form 8606 instructions, dass du die Formulare und Unterlagen aufbewahrst, bis alle Auszahlungen erfolgt sind.

Wie lange solltest du Kontoauszüge und Rechnungen aufbewahren?

Die FTC-Liste von 2025 nennt ein Jahr für Kontoauszüge, Gehaltsabrechnungen sowie Kreditkarten- und Nebenkostenrechnungen. Die FTC nennt keinen Starttermin für dieses Jahr, und das ist eine Empfehlung, keine Regel. Die IRS behandelt Auszüge als Zahlungsnachweis, ein Auszug, der eine Steuererklärung belegt, folgt also den Fristen der IRS.

Die Seiten der FTC selbst weichen voneinander ab. Ein älterer FTC-Ratgeber sagt, Karten- und Nebenkostenrechnungen gleich nach dem Bezahlen zu schreddern, und beide Seiten sind noch online. Bei einem Abrechnungsfehler ist die Frist, die zählt, viel kürzer als ein Jahr: Nach Regulation Z muss dein Kartenaussteller deine schriftliche Meldung innerhalb von 60 Tagen erhalten, nachdem er den ersten Auszug mit dem Fehler geschickt hat.

Deine Bank führt eigene Unterlagen. Die OCC (die US-Bankenaufsicht für nationale Banken) sagt, dass eine von ihr beaufsichtigte Bank, die entwertete Schecks nicht zurückgibt, diese oder Kopien im Allgemeinen fünf Jahre aufbewahren muss, mit Ausnahmen für manche Schecks bis 100 $, und die CFPB (das US-Büro für Verbraucherfinanzschutz) sagt, die Gesetze der Bundesstaaten verlangten im Allgemeinen sieben. Beide Seiten sagen, eine Kopie könne eine Gebühr kosten.

Arztrechnungen, Versicherungen und Kredite

Die FTC nennt ein Jahr für unbestrittene Arztrechnungen und rät, wichtige Gesundheitsunterlagen für immer aufzubewahren, besonders solche aus der Zeit vor elektronischen Akten. Wenn du Krankheitskosten absetzt, sind die Rechnungen Steuerunterlagen, und es gelten die Steuerfristen von oben.

Für Versicherungspolicen und Schadensfälle nennt keine geöffnete Bundesseite eine Frist. Ready.gov merkt an, dass viele Policen Fristen für Schadensmeldungen haben, die Police selbst ist also die Stelle zum Nachlesen.

Bei einer Hypothek oder einem Autokredit rät die FTC, die Unterlagen aufzubewahren, solange du das Objekt besitzt. Nach der Tilgung sagt die CFPB, dass die Grundbuchunterlagen des Bundesstaats zeigen, ob das Pfandrecht (Lien) gelöscht wurde, und dass dein Kreditgeber das Original des Schuldscheins zurückgeben sollte. Die Fristen für Klagen zur Eintreibung von Schulden unterscheiden sich je nach Bundesstaat, meist 3 bis 6 Jahre.

Welche Dokumente solltest du für immer aufbewahren?

Auf der Für-immer-Liste der FTC stehen Geburts- oder Adoptionsurkunden, Social-Security-Karten, gültige Reisepässe und Staatsbürgerschafts- oder Aufenthaltsnachweise, Heiratsurkunden und Scheidungsurteile, Militärunterlagen, Sterbeurkunden von Familienmitgliedern, Testamente, Patientenverfügungen, Vollmachten sowie Renten- und Pensionspläne. Das ist eine Empfehlung. Keine geöffnete Bundesseite legt eine rechtliche Pflicht fest, sie aufzubewahren.

Was kannst du schreddern?

Auf der Schredder-Liste der FTC stehen Geldautomatenbelege, Kredit- und Versicherungsangebote, eingelöste Schecks nach 14 Tagen und abgelaufene Garantien. Sie sagt auch, dass du Dokumente mit persönlichen oder finanziellen Daten schreddern sollst, wenn es Zeit ist, sie zu entsorgen.

Kann ein Scan das Papier ersetzen?

Die FTC erwähnt keine Scans. Auf ihren Listen für ein Jahr und drei Jahre sagt sie, dass du das Schreddern deiner Papierkopien erwägen kannst, wenn du elektronisch auf die Dokumente zugreifen kannst. Bei Steuerunterlagen ist die IRS vorsichtiger. Eine Erinnerung der IRS von 2026 empfiehlt, Unterlagen zu scannen und elektronische Kopien aufzubewahren, ohne zu sagen, dass ein Scan das Papier ersetzt.

Publication 552 (2011) sagt, dass alle Anforderungen an Papierunterlagen auch für elektronische Speichersysteme gelten. Originale dürfen nur vernichtet werden, wenn das System an den Anforderungen der IRS getestet wurde und Verfahren es konform halten, und ein System, das versagt, kann Strafen nach sich ziehen, außer du hast die Originale behalten. Ob ein Scan mit dem Handy diese Prüfung besteht, sagt sie nicht. Keine geöffnete Bundesseite sagt, dass ein Scan eine Geburtsurkunde oder einen Reisepass ersetzt. Hier ist ein Scan eine Kopie, die du wiederfindest, kein Ersatz für das Papier.

So bleibt diese Liste nützlich

Eine Liste hilft nur, wenn du das Papier findest, auf das sie verweist. PaginaScan ist ein Dokumentenscanner für iPhone und iPad. Du hältst die Kamera über eine Seite, die App richtet sie gerade, schlägt einen Namen und einen Ordner vor und zeigt Beträge und Daten als Karten. Daten können in deinen Kalender. Kein Konto nötig.

Die kostenlose Version enthält bis zu 3 eigene Ordner, und du kannst damit anfangen, wie du ein Dokument scannst. Vorschläge und Karten brauchen ein Gerät mit Apple Intelligence.

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