文稿要保存多久？可打印清单

文稿要保存多久：可打印清单

这份可打印清单列出美国的文稿要保存多久，以及出自谁的说法。要打印，请用浏览器的“打印”命令：页面会去掉菜单，只保留表格。大多数行只是建议，所以最后一列写明了是规定还是建议。

来源：每一行链接的联邦页面，查阅于 2026 年 11 月 7 日。各州的规定可能不同，本文不构成税务或法律建议。

报税记录要保存多久？

IRS 在 Publication 17 中说明，支持报税表的记录要保存到该报税表的 period of limitations（诉讼时效）届满。对大多数报税表来说，是自你提交之日起 3 年。Topic 305 补充说，提前提交的报税表按截止日当天提交计算。

如果你遗漏的收入超过报税表上总收入的 25%，期限延长为 6 年；如果提交了欺诈性的报税表，或根本没有提交，则没有期限。IRS 还说，要把报税表的副本作为税务记录的一部分保存，但没有给出单独的期限。同样的期限也适用于你扫描的收据，我们的指南怎样扫描收据用于报税列出了每张收据应当显示什么。

按这条规则推算（这是我们的计算，不是 IRS 的表述），到 2026 年 11 月，对于按期提交的报税表，3 年的窗口涵盖 2023 至 2025 纳税年度，6 年的窗口涵盖 2020 至 2025。这个算法不考虑延期、灾害延后和已签署的豁免。

一定要保存 7 年吗？

没有查到任何联邦规定要求所有记录都保存 7 年。在 Topic 305 中，7 年只适用于一种情形：worthless securities（无价值证券）损失的申报或 bad debt（坏账）扣除，从报税表的截止日起算。

这个习惯是有来由的。FDIC 提到，许多税务顾问建议保存大约七年；IRS 在谈到 audits（税务审查） 时说，通常不会追溯超过最近六年。但这两个页面都没有把七年定为规定。对财产和 IRA 记录来说它太短，对日常记录来说又比 IRS 默认的期限长。

要保存到出售时的记录：房产、投资、IRA

这些记录比其他的保存得更久，因为税务问题出现在最后。Publication 552 说，财产记录要保存到你处置该财产当年的诉讼时效届满。

对于房屋，Publication 523 说，一般来说，记录要保存到出售当年报税表截止日之后 3 年。Publication 552 说，这些记录应显示购买价格、settlement（交割）或 closing（成交）费用，以及任何改善工程的成本。对于 nondeductible IRA（不可扣除的 IRA），Form 8606 说明 说，表格和记录要保存到所有款项领取完毕。

银行对账单和账单要保存多久？

FTC 2025 年的清单 说，银行对账单、工资单，以及信用卡和水电燃气账单保存一年。FTC 没有说明这一年从何时起算，这是建议，不是规定。IRS 把对账单当作付款证明，所以用来支持报税表的对账单，适用 IRS 的期限。

FTC 自己的页面也不一致。较早的 FTC 指南 说，信用卡和水电燃气账单付款后就可以立即销毁，两个页面至今都在线。遇到账单错误时，真正要紧的期限比一年短得多：根据 Regulation Z，你的发卡机构必须在寄出第一份显示错误的对账单后 60 天内收到你的书面通知。

你的银行有它自己的记录。OCC 说，受其监管的银行如果不退还已兑付的支票，一般必须保存这些支票或其副本五年，金额 100 美元及以下的部分支票有例外；CFPB 说，各州法律一般要求保存七年。两个页面都提到，索取副本可能要收费。

医疗账单、保险和贷款

FTC 说，无争议的医疗账单保存一年，重要的健康记录则永久保存，尤其是电子记录出现之前的那些。如果你抵扣医疗费用，这些账单就是税务记录，适用上面的税务期限。

至于保险单和理赔，查阅过的联邦页面都没有给出期限。Ready.gov 提到，许多保单对理赔有时间限制，所以应该去看保单本身。

对于房贷或车贷，FTC 说，在你拥有该资产期间都要保存相关文件。还清之后，CFPB 说，州的产权记录会显示 lien（留置权）是否已解除，贷款机构也应退还原始的 note（借据）。追讨债务的诉讼时效因州而异，通常是3 到 6 年。

哪些文稿要永久保存？

FTC 的永久保存清单包括：出生或收养证明、Social Security 卡、有效护照以及公民身份或居留证明、结婚证和离婚判决书、军人记录、家人的死亡证明、遗嘱、living wills（生前预嘱）、powers of attorney（授权委托书），以及退休金和养老金计划。这是建议。查阅过的联邦页面都没有规定保存它们的法律义务。

哪些可以销毁？

FTC 的销毁清单包括：ATM 小票、信贷或保险的推销信、14 天后的已兑付支票，以及过期的保修单。它还说，当需要处理含有个人或财务信息的文稿时，应该将其粉碎销毁。

扫描件能代替纸质原件吗？

FTC 没有提到扫描件。在一年和三年的清单中，它说如果你能以电子方式查阅这些文稿，可以考虑销毁纸质副本。对于税务记录，IRS 更为谨慎。IRS 2026 年的一则提醒建议扫描记录并保存电子副本，但没有说扫描件可以代替纸质原件。

Publication 552（2011 年）说，对纸质记录的所有要求同样适用于电子存储系统。只有在系统已按 IRS 的要求测试过，并且有程序保证其合规时，才可以销毁原件；系统不合格可能招致处罚，除非你保留了原件。它没有说用手机扫描是否通过这项测试。查阅过的联邦页面都没有说扫描件可以代替出生证明或护照。在这里，扫描件是一份方便你再找到的副本，而不是纸质原件的替代品。

让这份清单一直管用

清单只有在你能找到它所指的纸质文稿时才有用。PaginaScan 是 iPhone 和 iPad 上的文稿扫描应用。对准一页，它会把页面摆正，建议名称和文件夹，并把金额和日期显示成卡片。日期可以加入你的日历。不需要账户。

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