Por quanto tempo você deve guardar os documentos? A tabela para pessoas físicas

A tabela dos prazos de guarda dos documentos

Esta tabela reúne os prazos de guarda dos documentos mais comuns para uma pessoa física na Itália, com a regra de onde vêm. Quase nenhum é uma obrigação: é o período em que o documento pode servir de prova para você. No seu caso, vale a fonte indicada no link.

Fontes: os documentos oficiais indicados em cada linha, abertos em 7 de novembro de 2026. Valem para pessoas físicas, não para empresas.

Obrigação, prescrição ou decadência: o que significa "guardar"?

Uma obrigação de guarda para pessoas físicas existe sobretudo em matéria fiscal: as instruções do 730/2026 dizem até quando guardar os documentos da declaração.

A prescrição (prescrizione) é o tempo depois do qual um direito se extingue, por exemplo o direito do fornecedor de receber. A decadência (decadenza) é um prazo que, ao passar, faz você perder o poder de agir: a Agenzia delle Entrate, por exemplo, precisa concluir a fiscalização até uma data determinada.

Uma conta, portanto, não se guarda porque uma lei exige: guarda-se para mostrar que foi paga enquanto alguém ainda pode cobrá-la. A ARERA (o regulador de energia) também lembra que a prescrição não é automática: é você quem deve invocá-la.

Por quantos anos guardar a declaração de imposto de renda?

Para o 730 entregue em 2026, as instruções da Agenzia delle Entrate indicam 31 de dezembro de 2031, o quinto ano depois da entrega. Com o Modello Redditi (a declaração dos autônomos) o prazo é o mesmo.

Se a declaração não foi entregue, a Agenzia pode fiscalizar até 31 de dezembro do sétimo ano seguinte ao em que deveria ter sido entregue. A partir de 1º de janeiro de 2027 muda a norma, não os prazos: o art. 43 dá lugar ao art. 293 do D.Lgs. 141/2026.

Pelo cálculo feito com essas regras, em novembro de 2026 as declarações entregues para os anos fiscais de 2020 a 2025 ainda podem ser verificadas. A conta supõe a entrega no ano seguinte e nenhuma suspensão especial. Para despesas de saúde iguais às da declaração pré-preenchida, as instruções dizem que não é preciso guardar os documentos.

Contas de luz, gás, água e telefone: por que 2 anos?

A lei 205/2017 levou a prescrição de luz, gás e água para 2 anos, para usuários domésticos, microempresas e profissionais. Vale para contas com vencimento depois de 1º de março de 2018 para a luz, 1º de janeiro de 2019 para o gás e 1º de janeiro de 2020 para a água.

Para telefone e internet, os 2 anos vêm de uma alteração do DL 7/2007 e, segundo o Corecom Abruzzo (um comitê regional de comunicações), valem para créditos surgidos a partir de 2020. A AGCOM (a autoridade de comunicações) informou que 7 operadoras em cada 10 aplicam os 2 anos a todos, enquanto as demais sustentam que valem 5 anos para a administração pública.

Essas datas costumam ser citadas errado: na internet ainda se lê 5 anos para o telefone. Um valor referente a um consumo de mais de 2 anos atrás é contestado, não desaparece sozinho: a prescrição precisa ser invocada.

Imposto de circulação (bollo auto), multas, IMU e TARI

O bollo prescreve no fim do terceiro ano seguinte ao do vencimento, como informa a Regione Lazio. O bollo devido em 2023 vale, portanto, até 31 de dezembro de 2026. O Piemonte mantém 5 anos para os anos anteriores a 2023. As regiões autônomas não foram verificadas.

As multas prescrevem em 5 anos a partir do dia da infração, segundo o art. 28 da lei 689/1981. Atos posteriores podem interromper o prazo.

Para IMU e TARI, o Comune pode fiscalizar até 31 de dezembro do quinto ano seguinte ao da declaração ou do pagamento, feitos ou que deveriam ter sido feitos (lei 296/2006). Para a TARI devida em 2021, o prazo termina em 31 de dezembro de 2026; com a declaração não entregue, a contagem parte do ano em que deveria ter sido entregue.

Aluguel, salário e seguros

O aluguel prescreve em 5 anos, como tudo o que é pago periodicamente em intervalos de um ano ou menos (art. 2948 do código civil).

O direito ao salário também prescreve em 5 anos, mas uma sentença de 1966 da Corte Constitucional excluiu que o prazo corra enquanto durar o vínculo de trabalho. O tema foi retomado depois e não é aprofundado aqui.

Para as apólices, o IVASS (o regulador de seguros) indica 1 ano a partir de cada vencimento para as parcelas do prêmio. Os demais direitos das apólices de ramos não vida prescrevem em regra em 2 anos a partir do evento, como a Corte Constitucional lembra em 2024; para as apólices de vida são 10 anos.

Por quantos anos guardar os extratos bancários?

Nenhuma regra encontrada obriga o cliente a guardar extratos bancários por 10 anos. O art. 119 do Testo unico bancario (a lei bancária) diz outra coisa: você tem o direito de obter do banco, por sua conta, uma cópia das operações individuais dos últimos 10 anos, e o banco tem no máximo 90 dias, como explica o Banca d'Italia.

O prazo que conta para você é menor: o extrato é considerado aprovado depois de 60 dias do recebimento, se você não o contestar por escrito.

Recibos e garantia: de onde vêm os 26 meses?

A garantia legal cobre os defeitos que aparecem em até 2 anos da entrega, e a ação prescreve 26 meses depois da entrega (art. 133 do Codice del consumo). Não são 24 meses mais 2: para contratos firmados depois de 1º de janeiro de 2022, a obrigação de comunicar o defeito em dois meses não consta mais do texto.

O Ministero delle Imprese (Ministério das Empresas) aconselha guardar recibos e notas fiscais por no mínimo 26 meses e esclarece que um recibo perdido não faz você perder o direito: outras provas valem, como o comprovante do cartão. Para contratos a partir de 31 de julho de 2026, o D.Lgs. 176/2026 acrescenta 12 meses de responsabilidade, uma única vez, depois de um reparo.

Os recibos de papel térmico desbotam, e o Antitrust (a autoridade da concorrência) sugere tirar uma fotocópia. O mesmo guia ainda cita os dois meses para comunicar o defeito, que já não constam do texto em vigor.

Bônus para a casa e despesas de saúde

Para obras na casa, os documentos devem ser guardados e mostrados quando solicitados, como diz o guia da Agenzia delle Entrate. A dedução vem em 10 parcelas e o prazo de 5 anos corre a partir da declaração em que cada parcela é indicada (o texto da Agenzia para Caf e profissionais).

Por esse cálculo, para uma despesa de 2026 a última parcela entra na declaração de 2036, e os documentos são necessários até 31 de dezembro de 2041. As despesas de saúde seguem o 730 do ano, exceto para dados iguais aos da declaração pré-preenchida.

Uma digitalização pode substituir o original?

Para uma pessoa física não há uma resposta simples. O art. 22 do Codice dell'amministrazione digitale (o código da administração digital) dá às cópias de imagem feitas conforme as Linee guida o mesmo valor probatório dos originais, se a conformidade não for expressamente negada, e o art. 2712 do código civil diz algo semelhante para as reproduções. As diretrizes da AgID (a agência digital) falam, porém, de uma assinatura ou de um selo de quem faz a conferência, que uma digitalização comum não tem.

As instruções do 730 dizem que o contribuinte guarda os originais. O art. 22 diz que as cópias feitas segundo essas regras substituem os originais, mas nenhuma fonte oficial encontrada diz que uma digitalização comum feita por uma pessoa física faça o mesmo. Por isso, aqui a digitalização é uma cópia que você encontra de novo, não um substituto do papel.

O que não está na tabela, e por quê

Faltam alguns itens muito procurados: taxa da TV, despesas de condomínio, parcelas de financiamento imobiliário, escrituras de imóveis, diplomas. Para eles, não se encontrou nenhuma fonte oficial que fixe um prazo para pessoas físicas.

Outros guias indicam um número, por exemplo a Altroconsumo (uma associação de consumidores): é um conselho prudente, não uma regra lida aqui. Para as escrituras de imóveis, os arquivos notariais guardam por cem anos os atos dos notários que encerraram a atividade e emitem cópias.

Como acompanhar esses prazos

Saber o prazo não basta: é preciso encontrar a folha de novo. O PaginaScan é um scanner para iPhone e iPad: você enquadra a folha, o app a endireita, sugere um nome e uma pasta e mostra valores e vencimentos em cartões. Os vencimentos podem ser adicionados ao calendário. Não precisa de conta.

Na versão gratuita você tem até 3 pastas suas. Para começar, há o guia sobre como digitalizar um documento. As sugestões de nome e pasta e os cartões exigem um aparelho com Apple Intelligence.

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