Cómo escanear recibos para los impuestos: lo que acepta el IRS

Se aplica a: Estados Unidos, normas fiscales federales. Información general, no asesoramiento jurídico ni fiscal. Para tu caso concreto, consulta a un profesional.

Para escanear recibos para los impuestos, pon cada recibo plano con luz uniforme y escanéalo con la app Notas o Archivos del iPhone, o con una app de escáner. Comprueba que se lean el beneficiario del pago, la fecha, el importe y los artículos, y archívalo en una carpeta del año fiscal. El IRS dice que los registros electrónicos deben cumplir los mismos requisitos que los de papel, y el Rev. Proc. 97-22 pide que cada letra y cada número sigan siendo legibles.

Cómo escanear recibos con el iPhone, paso a paso

Puedes escanear recibos con el iPhone sin instalar nada. La página de soporte de Apple (febrero de 2026) muestra el escáner en dos apps integradas: Notas, con el botón Adjuntar, y Archivos, con el botón Más. Ambas siguen los mismos pasos, y una app de escáner funciona igual.

Alísalo. Estira los pliegues y pon el recibo sobre una superficie lisa y más oscura, con luz uniforme y sin sombras sobre lo impreso.
Abre el escáner. En Notas, abre una nota, toca el botón Adjuntar (un clip) y luego Escanear documentos. En Archivos, toca Más y luego Escanear documentos.
Captúralo. En modo automático, el iPhone escanea solo cuando la página está a la vista. Si no, pulsa el obturador, arrastra las esquinas para ajustarlas al recibo y toca Conservar escaneo.
Compruébalo. Amplía la imagen antes de guardar. Deben leerse el beneficiario del pago, la fecha, el total y los artículos. Si un dígito sale borroso, vuelve a escanear.
Guárdalo. En Notas, toca Ok y el escaneo se queda en la nota. En Archivos, elige una ubicación, por ejemplo una carpeta del año fiscal, y toca Guardar.
Recibos largos. Escanea un recibo largo en partes que se solapen, como páginas del mismo documento. Una sola foto de toda la tira encoge el texto hasta que los números cuestan de leer.

¿Acepta el IRS los recibos escaneados?

Sí, si el escaneo es legible y está completo. En su página sobre qué registros conservar, el IRS escribe que todos los requisitos que se aplican a los libros y registros en papel también se aplican a los registros electrónicos. Un escaneo es un registro igual que el papel, y tiene que mostrar los mismos detalles.

La Publication 583 (revisada en diciembre de 2024) añade que un sistema de almacenamiento electrónico debe indexar, almacenar, conservar, recuperar y reproducir los registros en un formato legible. Para los detalles remite al Rev. Proc. 97-22, un procedimiento tributario (revenue procedure) del IRS de 1997.

El Rev. Proc. 97-22 define la legibilidad: quien lo mira debe poder identificar todas las letras y los números con seguridad y rapidez. Una foto borrosa de un recibo desvaído no pasa esa prueba, y un escaneo nítido en el que cada dígito se lee con claridad sí. Ninguna de estas páginas del IRS menciona los teléfonos, así que la prueba es el resultado en pantalla, no el aparato que lo hizo.

¿Qué debe mostrar un recibo para el IRS?

El IRS enumera los detalles que deben identificar los documentos justificativos, en su página What kind of records should I keep. Valen los tiques de caja registradora, los recibos y extractos de tarjeta de crédito y las facturas, y puede hacer falta una combinación de documentos para cubrir todos los detalles. Tu escaneo tiene que conservar legible cada uno de ellos.

Qué debe mostrar un recibo para el IRS
Detalle	Por qué importa	Fuente
Beneficiario del pago	Muestra a quién pagaste	IRS, What kind of records should I keep
Importe pagado	La cifra que deduces o declaras	IRS, What kind of records should I keep
Prueba de pago	Muestra que la factura se pagó, por ejemplo un comprobante de tarjeta o un registro del banco	IRS, What kind of records should I keep
Fecha	Sitúa el gasto en el año fiscal correcto	IRS, What kind of records should I keep
Descripción	Muestra qué compraste y, en un negocio, para qué	IRS, What kind of records should I keep
Lugar o descripción, y finalidad del negocio	Necesarios para gastos de viaje de negocios, regalos y coche	IRS, Publication 463

Fuentes: IRS, What kind of records should I keep, actualizado el 3 de agosto de 2026; IRS, Publication 463, edición de 2025.

¿Qué recibos tienes que conservar para los impuestos?

Los recibos importan cuando respaldan una cifra de tu declaración: un coste del negocio, un viaje de negocios o una donación. Para los gastos de viaje, regalos y coche, la Publication 463 (2025) llama prueba documental a un recibo o a una factura pagada. Dice que no puedes deducir importes que aproximas o estimas.

Ejemplo según las reglas de la Publication 463: en un viaje de negocios pagado sin dieta (per diem), una factura de hotel de 60 $ necesita recibo, porque el alojamiento no tiene umbral en dólares. Un taxi de 60 $ no necesita prueba documental, porque está por debajo de 75 $ y no es alojamiento. Aun así conservas un registro escrito del trayecto: importe, fecha, lugar y finalidad del negocio.

Qué recibos pide el IRS
Situación	Qué pide el IRS	Fuente
Compras y gastos del negocio	Un documento que muestre beneficiario del pago, importe, prueba de pago, fecha y descripción	IRS, What kind of records should I keep
Viaje de negocios: alojamiento	Un recibo de cada gasto de alojamiento, de cualquier importe, salvo que lo cubra una dieta (per diem)	IRS, Publication 463
Gasto de viaje de negocios, regalo o coche de 75 $ o más	Un recibo, una factura pagada o una prueba similar	IRS, Publication 463
Donación en efectivo, con cheque u otra forma monetaria, de cualquier importe	Un registro bancario o una comunicación escrita de la entidad benéfica con su nombre, el importe y la fecha	IRS, Topic no. 506
Donación de 250 $ o más	Un acuse de recibo escrito de la entidad benéfica	IRS, Topic no. 506

Fuentes: IRS, What kind of records should I keep; IRS, Publication 463, edición de 2025; IRS, Topic no. 506, actualizado el 24 de septiembre de 2026.

¿Puedes tirar el papel después de escanear?

El IRS lo permite solo con condiciones. La Publication 583 dice que los registros originales en papel pueden destruirse siempre que el sistema de almacenamiento electrónico se haya probado y haya procedimientos que garanticen que sigue cumpliendo. El Rev. Proc. 97-22 fija las mismas dos condiciones: el contribuyente ha probado el sistema y ha establecido procedimientos para seguir cumpliendo.

Ninguno de los dos textos dice si un escaneo hecho con el teléfono supera esa prueba. Para unos pocos recibos al año, lo prudente es sencillo: conserva los originales que importen y trata el escaneo como una copia que puedes volver a encontrar. Si tienes un negocio con muchos recibos, quien prepara tu declaración puede decirte qué necesitan tus registros.

¿Cuánto tiempo hay que conservar los recibos escaneados?

Conserva un escaneo tanto como conservarías el papel, porque el IRS aplica los mismos requisitos a los registros electrónicos. En su página How long should I keep records? (actualizada el 30 de junio de 2026), el IRS indica 3 años en general.

El plazo es mayor en los casos que enumera el IRS: 6 años si omites ingresos que superan el 25 % de los ingresos brutos de tu declaración, 7 años por una pérdida de valores sin valor o una deducción por deuda incobrable, e indefinidamente si no presentas declaración o presentas una fraudulenta. Nuestra lista de cuánto tiempo conservar documentos cubre facturas, extractos y otros papeles.

¿Cómo nombrar y archivar los escaneos de recibos?

Un recibo sirve solo si puedes encontrarlo años después. Un método sencillo: una carpeta por año fiscal y un nombre con el beneficiario del pago, la fecha y el importe, como Ferretería, 3 de marzo de 2026, 48,20 $. En viajes de negocios y comidas, añade la finalidad del negocio al nombre o en una nota, porque la Publication 463 la pide.

PaginaScan es un escáner de documentos para iPhone y iPad. Cuando escaneas un recibo, te sugiere un nombre y una carpeta, y muestra el total y los vencimientos en tarjetas que puedes copiar o añadir a tu calendario. La búsqueda encuentra un recibo por las palabras impresas en él, y puedes copiar el texto de un escaneo.

Guarda los recibos de este año en una sola carpeta

Crea una carpeta para este año fiscal y escanea cada recibo el día que lo recibes, antes de que se borre lo impreso o se pierda el papel. La versión gratuita de PaginaScan incluye hasta 3 carpetas propias, sin cuenta. Empieza con cómo escanear un documento en PaginaScan. Las sugerencias y las tarjetas necesitan un dispositivo con Apple Intelligence.

Preguntas

¿Acepta el IRS los recibos escaneados?

Sí, si siguen siendo legibles y completos. El IRS dice que los requisitos de los registros en papel también se aplican a los electrónicos, y el Rev. Proc. 97-22 pide que cada letra y cada número puedan identificarse con seguridad y rapidez. Un escaneo debe seguir mostrando beneficiario del pago, importe, prueba de pago, fecha y lo que se compró.

¿Cómo escaneo un recibo con el iPhone?

Abre Notas, toca el clip y luego Escanear documentos. O abre Archivos, toca Más y luego Escanear documentos. Pon el recibo plano con luz uniforme, deja que el modo automático lo capture y ajusta las esquinas. Toca Ok en Notas, o elige una ubicación y toca Guardar en Archivos. Después amplía la imagen para comprobar que se leen la fecha y el importe.

¿Puedo tirar los recibos después de escanearlos?

Según la Publication 583 y el Rev. Proc. 97-22, el IRS permite destruir el papel original solo después de probar el sistema de almacenamiento electrónico y de contar con procedimientos que garanticen que sigue cumpliendo. Ninguno dice si un escaneo hecho con el teléfono supera esa prueba, así que conserva los originales que importen.

¿Cómo se escanea un recibo largo?

Escanéalo en partes que se solapen y consérvalas como páginas del mismo documento, para que cada parte quede lo bastante nítida para leerse. Una sola foto de un recibo largo encoge el texto, y el Rev. Proc. 97-22 pide que cada letra y cada número sigan siendo legibles.

¿Cuánto tiempo debo conservar los recibos escaneados para los impuestos?

Tanto como el papel. El IRS indica 3 años en general, 6 años si omitiste ingresos superiores al 25 % de tus ingresos brutos, 7 años por valores sin valor o una deuda incobrable, e indefinidamente sin declaración o con una fraudulenta.