¿Cuánto tiempo hay que conservar los documentos? La tabla para particulares

La tabla de los tiempos de conservación de los documentos

Esta tabla reúne los plazos de conservación de los documentos más comunes de un particular en Italia, con la norma de la que proceden. Casi ninguno es una obligación: es el periodo en el que el documento puede servirte como prueba. Para tu caso, lo que cuenta es la fuente enlazada.

Fuentes: los documentos oficiales enlazados en cada fila, consultados el 7 de noviembre de 2026. Valen para particulares, no para empresas.

Obligación, prescripción o caducidad: ¿qué significa «conservar»?

Una obligación de conservación para particulares existe sobre todo en materia fiscal: las instrucciones del 730/2026 dicen hasta cuándo conservar los documentos de la declaración.

La prescripción (prescrizione) es el tiempo pasado el cual un derecho se extingue, por ejemplo el derecho del proveedor a cobrar. La caducidad (decadenza) es un plazo que, una vez vencido, te hace perder la facultad de actuar: la Agenzia delle Entrate, por ejemplo, tiene que hacer su liquidación antes de una fecha determinada.

Una factura, pues, no se conserva porque lo exija una ley: se conserva para demostrar que se pagó mientras alguien todavía puede reclamarla. ARERA (el regulador de la energía) recuerda además que la prescripción no es automática: tienes que alegarla tú.

¿Cuántos años hay que conservar la declaración de la renta?

Para el 730 presentado en 2026, las instrucciones de la Agenzia delle Entrate indican el 31 de diciembre de 2031, el quinto año posterior a la presentación. Con el Modello Redditi (la declaración de los trabajadores autónomos) el plazo es el mismo.

Si la declaración no se presentó, la Agenzia puede liquidar hasta el 31 de diciembre del séptimo año posterior a aquel en que debía haberse presentado. Desde el 1 de enero de 2027 cambia la norma, no los plazos: el art. 43 deja paso al art. 293 del D.Lgs. 141/2026.

Según el cálculo basado en estas normas, en noviembre de 2026 todavía pueden comprobarse las declaraciones presentadas por los ejercicios de 2020 a 2025. El cálculo supone la presentación en el año siguiente y ninguna suspensión especial. Para los gastos sanitarios iguales a los de la declaración precumplimentada, las instrucciones dicen que no hace falta conservar los documentos.

Facturas de luz, gas, agua y teléfono: ¿por qué 2 años?

La ley 205/2017 llevó la prescripción de la luz, el gas y el agua a 2 años, para usuarios domésticos, microempresas y profesionales. Se aplica a las facturas con vencimiento posterior al 1 de marzo de 2018 para la luz, al 1 de enero de 2019 para el gas y al 1 de enero de 2020 para el agua.

Para el teléfono y el internet, los 2 años proceden de una modificación del DL 7/2007 y, según Corecom Abruzzo (un comité regional de comunicaciones), se aplican a los derechos nacidos a partir de 2020. AGCOM (la autoridad de comunicaciones) señaló que 7 operadores de cada 10 aplican los 2 años a todos, mientras que los demás sostienen que a las administraciones públicas se les aplican 5 años.

Estas fechas se citan a menudo mal: en internet todavía se lee 5 años para el teléfono. Un importe por consumos de hace más de 2 años se impugna, no desaparece solo: la prescripción hay que alegarla.

Impuesto de circulación, multas, IMU y TARI

El bollo prescribe al final del tercer año posterior a aquel en que debía pagarse, como indica la Regione Lazio. El bollo de 2023, por tanto, llega hasta el 31 de diciembre de 2026. El Piamonte mantiene 5 años para los años anteriores a 2023. No se comprobaron las regiones autónomas.

Las multas prescriben a los 5 años del día de la infracción, según el art. 28 de la ley 689/1981. Actos posteriores pueden interrumpir el plazo.

Para el IMU y la TARI, el Comune puede liquidar hasta el 31 de diciembre del quinto año posterior a aquel en que se hizo, o debía hacerse, la declaración o el pago (ley 296/2006). Para la TARI con vencimiento en 2021, el plazo termina el 31 de diciembre de 2026; con una declaración no presentada, el cómputo parte del año en que debía presentarse.

Alquiler, salario y seguros

El alquiler prescribe a los 5 años, como todo lo que se paga periódicamente a intervalos de un año o menos (art. 2948 del código civil).

El derecho al salario también prescribe a los 5 años, pero una sentencia de 1966 del Tribunal Constitucional excluyó que el plazo corra mientras dure la relación laboral. El tema se retomó después y aquí no se profundiza.

Para las pólizas, el IVASS (el regulador de seguros) indica 1 año desde cada vencimiento para las cuotas de la prima. Los demás derechos de las pólizas de ramos distintos del de vida prescriben por regla general a los 2 años del siniestro, como recuerda el Tribunal Constitucional en 2024; para las pólizas de vida son 10 años.

¿Cuántos años hay que conservar los extractos bancarios?

Ninguna norma encontrada obliga al cliente a conservar los extractos bancarios durante 10 años. El art. 119 del Testo unico bancario (la ley bancaria) dice otra cosa: tienes derecho a obtener del banco, a tu cargo, una copia de las operaciones individuales de los últimos 10 años, y el banco tiene como máximo 90 días, como explica el Banca d'Italia.

El plazo que cuenta para ti es más corto: un extracto se considera aprobado a los 60 días de su recepción, si no lo impugnas por escrito.

Tickets y garantía: ¿de dónde salen los 26 meses?

La garantía legal cubre los defectos que aparecen en los 2 años siguientes a la entrega, y la acción prescribe a los 26 meses de la entrega (art. 133 del Código de consumo). No son 24 meses más 2: para los contratos celebrados después del 1 de enero de 2022, la obligación de comunicar el defecto en dos meses ya no figura en el texto.

El Ministero delle Imprese (Ministerio de Empresas) aconseja conservar tickets y facturas al menos 26 meses, y precisa que perder el ticket no hace perder el derecho: vale otra prueba, como el comprobante de la tarjeta. Para los contratos a partir del 31 de julio de 2026, el D.Lgs. 176/2026 añade 12 meses de responsabilidad, una sola vez, tras una reparación.

Los tickets de papel térmico se borran con el tiempo, y la Antitrust (la autoridad de la competencia) sugiere hacer una fotocopia. La misma guía todavía menciona los dos meses para comunicar el defecto, que ya no figuran en el texto vigente.

Bonificaciones de vivienda y gastos sanitarios

Para las obras en la vivienda, los documentos deben conservarse y mostrarse si se piden, como dice la guía de la Agenzia delle Entrate. La deducción se reparte en 10 plazos y el periodo de 5 años corre desde la declaración en la que figura cada plazo (el texto de la Agenzia para los Caf y los profesionales).

Según este cálculo, para un gasto de 2026 el último plazo va en la declaración de 2036, y los documentos hacen falta hasta el 31 de diciembre de 2041. Los gastos sanitarios siguen el 730 del año, salvo los datos iguales a los de la declaración precumplimentada.

¿Puede un escaneo sustituir al original?

Para un particular no hay una respuesta sencilla. El art. 22 del Codice dell'amministrazione digitale (el código de la administración digital) da a las copias de imagen hechas conforme a las Directrices el mismo valor probatorio que a los originales, si no se niega expresamente su conformidad, y el art. 2712 del código civil dice algo parecido para las reproducciones. Las directrices de la AgID (la agencia digital), sin embargo, hablan de una firma o de un sello de quien realiza el cotejo, que un escaneo normal no tiene.

Las instrucciones del 730 dicen que el contribuyente conserva los originales. El art. 22 dice que las copias hechas conforme a esas reglas sustituyen a los originales, pero ninguna fuente oficial encontrada dice que lo haga un escaneo normal de un particular. Por eso, aquí el escaneo es una copia que puedes volver a encontrar, no un sustituto del papel.

Qué no está en la tabla, y por qué

Faltan algunos puntos muy buscados: el canon de la televisión, los gastos de comunidad, las cuotas de la hipoteca, las escrituras de propiedad, los títulos de estudio. Para ellos no se encontró ninguna fuente oficial que fije un plazo para particulares.

Otras guías dan una cifra, por ejemplo Altroconsumo (una asociación de consumidores): es un consejo prudente, no una norma leída aquí. Para las escrituras de propiedad, los archivos notariales conservan durante cien años las escrituras de los notarios que han cesado y expiden copias.

Cómo vigilar estos plazos

Conocer el plazo no basta: hay que volver a encontrar la hoja. PaginaScan es un escáner para iPhone y iPad: encuadras la hoja, la app la endereza, te sugiere un nombre y una carpeta, y muestra importes y vencimientos en tarjetas. Los vencimientos se pueden añadir al calendario. No hace falta cuenta.

Con la versión gratuita tienes hasta 3 carpetas propias. Para empezar está la guía de cómo escanear un documento. Las sugerencias de nombre y carpeta y las tarjetas necesitan un dispositivo con Apple Intelligence.

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