怎样扫描收据用于报税？

怎样在 iPhone 上扫描收据，一步一步来

在 iPhone 上扫描收据无需安装任何东西。Apple 支持页面（2026年2月）指出，扫描功能内置于两个 App：备忘录，通过“附件”按钮；文件，通过“更多”按钮。两者步骤相同，扫描 App的用法也一样。

• 先压平。 抚平折痕，把收据放在素色、偏深的表面上，光线均匀，印字上不要有阴影。
• 打开扫描功能。 在备忘录中，打开一条备忘录，轻点“附件”按钮（回形针），再轻点“扫描文稿”。在文件中，轻点“更多”，再轻点“扫描文稿”。
• 拍下来。 在自动模式下，页面进入取景框时 iPhone 会自行扫描。否则按下快门，拖动四角贴合收据，然后轻点“存储”。
• 检查一遍。 保存前放大查看。收款方、日期、合计金额和各项目都必须看得清。如果某个数字模糊，就重新扫描。
• 保存。 在备忘录中，轻点“完成”，扫描件会留在备忘录里。在文件中，选择一个位置，例如该纳税年度的文件夹，然后轻点“存储”。
• 长收据。 长收据要分成相互重叠的几段扫描，作为同一份文稿的几页。整条小票只拍一张，文字会缩小，数字就难以辨认。

IRS 会接受扫描的收据吗？

会，只要扫描件清晰且完整。在介绍应保存哪些记录的页面上，IRS 写道，适用于纸质账簿和记录的所有要求，同样适用于电子记录。扫描件和纸质原件一样是一份记录，必须显示相同的细节。

Publication 583（2024年12月修订）补充说，电子存储系统必须能以清晰可读的格式对记录建立索引、存储、保存、检索和再现。具体细节它指向 Rev. Proc. 97-22，这是 IRS 1997 年发布的一份 revenue procedure。

Rev. Proc. 97-22 对清晰度作了定义：观察者必须能够明确而迅速地辨认出所有字母和数字。一张褪色收据的模糊照片通不过这个测试，而每个数字都清楚可读的锐利扫描件则能通过。上述 IRS 页面都没有提到手机，所以衡量的是屏幕上呈现的结果，而不是用什么设备制作的。

收据需要显示哪些内容才符合 IRS 的要求？

IRS 在页面 What kind of records should I keep 中列出了证明文件应当注明的细节。收银小票、信用卡收据和对账单，以及发票都算数，有时需要几份文件组合起来才能涵盖所有细节。你的扫描件必须让每一项都保持可读。

来源：IRS，What kind of records should I keep，更新于 2026年8月3日；IRS，Publication 463，2025 年版。

报税需要保留哪些收据？

当收据能支持报税表上的某个数字时，它才重要：企业成本、商务差旅或捐赠。对于差旅、礼品和汽车费用，Publication 463（2025）把收据或已付账单称为 documentary evidence（书面证据），并说明你不能扣除估算或大致推测的金额。

按 Publication 463 的规则举例：在没有每日津贴的商务出差中，一张 $60 的酒店账单需要收据，因为住宿没有金额门槛。一趟 $60 的出租车则不需要书面证据，因为它低于 $75，也不属于住宿。但你仍要为这趟车保留书面记录：金额、日期、地点和业务目的。

来源：IRS，What kind of records should I keep；IRS，Publication 463，2025 年版；IRS，Topic no. 506，更新于 2026年9月24日。

扫描之后可以扔掉纸质收据吗？

IRS 只在一定条件下允许。Publication 583 说，只要电子存储系统经过测试，并且有程序保持其持续合规，纸质原始记录就可以销毁。Rev. Proc. 97-22 给出同样的两个条件：纳税人已测试该系统，并建立了持续合规的程序。

两份文件都没有说手机扫描是否通过这项测试。如果一年只有几张收据，稳妥的做法很简单：留下重要的原件，把扫描件当作方便你找到的副本。如果你经营企业，收据很多，替你准备报税表的人可以告诉你记录需要满足什么。

扫描的收据要保存多久？

扫描件的保存时间和纸质收据一样，因为 IRS 对电子记录适用相同的要求。在页面 How long should I keep records?（更新于 2026年6月30日）中，IRS 给出的一般期限是 3 年。

在 IRS 列出的特定情形下期限更长：如果你遗漏的收入超过报税表上总收入的 25%，为 6 年；worthless securities（无价值证券）损失或 bad debt（坏账）扣除为 7 年；未提交报税表或提交了欺诈性报税表则没有期限。我们的文稿保存期限清单涵盖账单、对账单和其他纸质文稿。

怎样给收据扫描件命名和归档？

收据只有在多年后你还能找到时才有用。一个简单的办法：每个纳税年度一个文件夹，名称包含收款方、日期和金额，例如“五金店，2026年3月3日，$48.20”。对于商务差旅和餐费，请把业务目的加进名称或备注，因为 Publication 463 要求提供。

PaginaScan 是 iPhone 和 iPad 上的文稿扫描应用。扫描收据时，它会建议名称和文件夹，并把合计金额和到期日期显示成卡片，你可以复制，也可以加入日历。搜索可以按收据上印的字找到它，你还可以复制扫描件中的文字。

把今年的收据放进一个文件夹

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