Belege scannen für die Steuer: Was die IRS akzeptiert

Gilt für: USA, Bundessteuerregeln. Allgemeine Informationen, keine Rechts- oder Steuerberatung. Für deinen eigenen Fall frag eine Fachperson.

Um Belege für die Steuer zu scannen, leg jeden Beleg flach hin, sorge für gleichmäßiges Licht und scanne ihn mit der Notizen- oder Dateien-App des iPhone oder mit einer Scanner-App. Prüfe, ob Zahlungsempfänger, Datum, Betrag und Posten lesbar sind, und lege ihn dann in einem Ordner für das Steuerjahr ab. Laut IRS müssen elektronische Unterlagen dieselben Anforderungen erfüllen wie Papier, und Rev. Proc. 97-22 verlangt, dass jeder Buchstabe und jede Zahl lesbar bleibt.

Belege scannen auf dem iPhone, Schritt für Schritt

Du kannst Belege auf dem iPhone scannen, ohne etwas zu installieren. Die Support-Seite von Apple (Februar 2026) zeigt den Scanner in zwei integrierten Apps: in Notizen über die Taste „Anhang“, in Dateien über die Taste „Mehr“. Beide funktionieren gleich, und eine Scanner-App geht genauso.

Glätten. Streich die Knicke glatt und leg den Beleg bei gleichmäßigem Licht auf einen einfarbigen, dunkleren Untergrund, ohne Schatten über dem Druck.
Scanner öffnen. Öffne in Notizen eine Notiz, tippe auf die Taste „Anhang“ (eine Büroklammer) und dann auf „Dokumente scannen“. In Dateien tippst du auf „Mehr“ und dann auf „Dokumente scannen“.
Erfassen. Im Modus „Auto“ scannt das iPhone von selbst, sobald die Seite im Bild ist. Sonst drückst du den Auslöser, ziehst die Ecken an den Beleg und tippst auf „Scan sichern“.
Prüfen. Zoome hinein, bevor du sicherst. Zahlungsempfänger, Datum, Summe und Posten müssen lesbar sein. Ist eine Ziffer unscharf, scanne neu.
Sichern. In Notizen tippst du auf „Fertig“, und der Scan bleibt in der Notiz. In Dateien wählst du einen Ort, zum Beispiel einen Ordner für das Steuerjahr, und tippst auf „Sichern“.
Lange Belege. Scanne einen langen Beleg in überlappenden Teilen, als Seiten desselben Dokuments. Ein einziges Foto des ganzen Streifens verkleinert den Text, bis die Zahlen schwer zu lesen sind.

Akzeptiert die IRS gescannte Belege?

Ja, wenn der Scan lesbar und vollständig ist. Auf ihrer Seite zu den aufzubewahrenden Unterlagen schreibt die IRS, dass alle Anforderungen, die für Bücher und Unterlagen in Papierform gelten, auch für elektronische Unterlagen gelten. Ein Scan ist eine Unterlage wie das Papier und muss dieselben Angaben zeigen.

Publication 583 (überarbeitet im Dezember 2024) ergänzt, dass ein elektronisches Ablagesystem Unterlagen indexieren, speichern, aufbewahren, abrufen und in lesbarer Form wiedergeben muss. Für Einzelheiten verweist sie auf Rev. Proc. 97-22, eine Revenue Procedure (Verfahrensanweisung) der IRS von 1997.

Rev. Proc. 97-22 definiert Lesbarkeit: Der Betrachter muss alle Buchstaben und Ziffern eindeutig und schnell erkennen können. Ein unscharfes Foto eines verblassten Belegs besteht diesen Test nicht, ein scharfer Scan, auf dem jede Ziffer klar zu lesen ist, besteht ihn. Keine dieser IRS-Seiten erwähnt Smartphones, der Test ist also das Ergebnis auf dem Bildschirm, nicht das Gerät, das es erzeugt hat.

Was muss ein Beleg für die IRS zeigen?

Die IRS listet auf ihrer Seite What kind of records should I keep die Angaben auf, die Belege erkennen lassen sollten. Kassenbons, Kreditkartenbelege und -abrechnungen sowie Rechnungen zählen alle, und es können mehrere Dokumente zusammen nötig sein, um jede Angabe abzudecken. Dein Scan muss jede davon lesbar halten.

Was ein Beleg für die IRS zeigen muss
Angabe	Warum sie wichtig ist	Quelle
Zahlungsempfänger	Zeigt, wen du bezahlt hast	IRS, What kind of records should I keep
Gezahlter Betrag	Die Zahl, die du absetzt oder angibst	IRS, What kind of records should I keep
Zahlungsnachweis	Zeigt, dass die Rechnung bezahlt wurde, zum Beispiel ein Kartenbeleg oder ein Bankbeleg	IRS, What kind of records should I keep
Datum	Ordnet die Ausgabe dem richtigen Steuerjahr zu	IRS, What kind of records should I keep
Beschreibung	Zeigt, was du gekauft hast und, bei einem Unternehmen, warum	IRS, What kind of records should I keep
Ort oder Beschreibung und geschäftlicher Zweck	Nötig für Geschäftsreisen, Geschenke und Fahrzeugkosten	IRS, Publication 463

Quellen: IRS, What kind of records should I keep, aktualisiert am 3. August 2026; IRS, Publication 463, Ausgabe 2025.

Welche Belege musst du für die Steuer aufbewahren?

Belege zählen, wenn sie eine Zahl in deiner Steuererklärung stützen: eine Betriebsausgabe, eine Geschäftsreise oder eine Spende. Für Reise-, Geschenk- und Fahrzeugkosten nennt Publication 463 (2025) einen Beleg oder eine bezahlte Rechnung „documentary evidence“ (urkundlichen Nachweis). Sie sagt, dass du Beträge, die du schätzt oder näherungsweise angibst, nicht absetzen kannst.

Beispiel nach den Regeln der Publication 463: Auf einer Geschäftsreise ohne Tagespauschale (per diem) braucht eine Hotelrechnung über $60 einen Beleg, weil die Unterkunft keine Dollar-Grenze hat. Eine Taxifahrt über $60 braucht keinen urkundlichen Nachweis, weil sie unter $75 liegt und keine Unterkunft ist. Du führst trotzdem eine schriftliche Aufzeichnung der Fahrt: Betrag, Datum, Ort und geschäftlicher Zweck.

Welche Belege die IRS verlangt
Situation	Was die IRS verlangt	Quelle
Geschäftliche Einkäufe und Ausgaben	Ein Dokument mit Zahlungsempfänger, Betrag, Zahlungsnachweis, Datum und Beschreibung	IRS, What kind of records should I keep
Geschäftsreise: Unterkunft	Ein Beleg für jede Unterkunftsausgabe, in jeder Höhe, außer eine Tagespauschale (per diem) deckt sie ab	IRS, Publication 463
Geschäftsreise, Geschenk oder Fahrzeugkosten ab $75	Ein Beleg, eine bezahlte Rechnung oder ein ähnlicher Nachweis	IRS, Publication 463
Spende in bar, per Scheck oder in anderer Geldform, in jeder Höhe	Ein Bankbeleg oder eine schriftliche Mitteilung der Organisation mit ihrem Namen, dem Betrag und dem Datum	IRS, Topic no. 506
Spende ab $250	Eine schriftliche Bestätigung der Organisation	IRS, Topic no. 506

Quellen: IRS, What kind of records should I keep; IRS, Publication 463, Ausgabe 2025; IRS, Topic no. 506, aktualisiert am 24. September 2026.

Darfst du das Papier nach dem Scannen wegwerfen?

Die IRS erlaubt es nur unter Bedingungen. Publication 583 sagt, dass Originale in Papierform vernichtet werden dürfen, sofern das elektronische Ablagesystem getestet wurde und Verfahren es regelkonform halten. Rev. Proc. 97-22 nennt dieselben zwei Bedingungen: Der Steuerpflichtige hat das System getestet und Verfahren für die fortlaufende Einhaltung eingerichtet.

Keiner der beiden Texte sagt, ob ein Handyscan diesen Test besteht. Bei einigen Belegen im Jahr ist die vorsichtige Wahl einfach: Behalte die Originale, die wichtig sind, und betrachte den Scan als Kopie, die du wiederfindest. Wenn du ein Unternehmen mit vielen Belegen führst, kann dir die Person, die deine Steuererklärung erstellt, sagen, was deine Unterlagen brauchen.

Wie lange solltest du gescannte Belege aufbewahren?

Bewahre einen Scan so lange auf, wie du das Papier aufbewahren würdest, denn die IRS wendet dieselben Anforderungen auf elektronische Unterlagen an. Auf ihrer Seite How long should I keep records? (aktualisiert am 30. Juni 2026) nennt die IRS allgemein 3 Jahre.

Länger ist die Frist in den Fällen, die die IRS aufführt: 6 Jahre, wenn du Einkünfte weglässt, die mehr als 25 % der Bruttoeinkünfte in deiner Erklärung ausmachen, 7 Jahre bei einem Verlust aus wertlosen Wertpapieren oder einem Abzug für uneinbringliche Forderungen, und unbegrenzt, wenn du keine Erklärung oder eine betrügerische abgibst. Unsere Liste, wie lange du Dokumente aufbewahren solltest, deckt Rechnungen, Kontoauszüge und andere Unterlagen ab.

Wie benennst und legst du Belegscans ab?

Ein Beleg hilft nur, wenn du ihn Jahre später findest. Eine einfache Methode: ein Ordner pro Steuerjahr und ein Name mit Zahlungsempfänger, Datum und Betrag, etwa Baumarkt, 3. März 2026, $48.20. Bei Geschäftsreisen und Bewirtung schreibst du den geschäftlichen Zweck in den Namen oder in eine Notiz, denn Publication 463 verlangt ihn.

PaginaScan ist ein Dokumentenscanner für iPhone und iPad. Wenn du einen Beleg scannst, schlägt die App einen Namen und einen Ordner vor und zeigt die Summe und eventuelle Fälligkeiten als Karten, die du kopieren oder in deinen Kalender eintragen kannst. Die Suche findet einen Beleg über die Wörter, die darauf stehen, und du kannst Text aus einem Scan kopieren.

Alle Belege dieses Jahres in einem Ordner

Leg einen Ordner für dieses Steuerjahr an und scanne jeden Beleg am Tag, an dem du ihn bekommst, bevor der Druck verblasst oder das Papier verloren geht. Die kostenlose Version von PaginaScan enthält bis zu 3 eigene Ordner, ohne Account. Wer Belege scannen und ordentlich ablegen will, fängt an mit So scannst du ein Dokument mit PaginaScan. Vorschläge und Karten brauchen ein Gerät mit Apple Intelligence.

Fragen

Akzeptiert die IRS gescannte Belege?

Ja, wenn sie lesbar und vollständig bleiben. Die IRS sagt, dass die Anforderungen für Papierunterlagen auch für elektronische gelten, und Rev. Proc. 97-22 verlangt, dass jeder Buchstabe und jede Zahl eindeutig und schnell erkennbar ist. Ein Scan muss weiterhin Zahlungsempfänger, Betrag, Zahlungsnachweis, Datum und das Gekaufte zeigen.

Belege scannen: Wie geht das auf dem iPhone?

Öffne Notizen, tippe auf die Büroklammer und dann auf „Dokumente scannen“. Oder öffne Dateien, tippe auf „Mehr“ und dann auf „Dokumente scannen“. Leg den Beleg flach bei gleichmäßigem Licht hin, lass den Modus „Auto“ ihn erfassen und passe die Ecken an. Tippe in Notizen auf „Fertig“, oder wähle in Dateien einen Ort und tippe auf „Sichern“. Zoome danach hinein und prüfe, ob Datum und Betrag lesbar sind.

Darf ich Belege nach dem Scannen wegwerfen?

Laut Publication 583 und Rev. Proc. 97-22 lässt die IRS die Vernichtung von Papieroriginalen nur zu, nachdem das elektronische Ablagesystem getestet wurde und Verfahren es regelkonform halten. Keiner der Texte sagt, ob ein Handyscan diesen Test besteht, bewahre also die Originale auf, die wichtig sind.

Wie scannst du einen langen Beleg?

Scanne ihn in überlappenden Teilen und behalte sie als Seiten desselben Dokuments, damit jeder Teil scharf genug zum Lesen bleibt. Ein einziges Foto eines langen Belegs verkleinert den Text, und Rev. Proc. 97-22 verlangt, dass jeder Buchstabe und jede Zahl lesbar bleibt.

Wie lange sollte ich gescannte Belege für die Steuer aufbewahren?

So lange wie das Papier. Die IRS nennt allgemein 3 Jahre, 6 Jahre, wenn du Einkünfte von mehr als 25 % deiner Bruttoeinkünfte weggelassen hast, 7 Jahre bei wertlosen Wertpapieren oder uneinbringlichen Forderungen und unbegrenzt ohne Erklärung oder mit einer betrügerischen.